Заключение трудового договора (прием на работу)

Порядок заключения трудового договора2 (40%) 1 vote

Заключение трудового договора — это обязательное условие приема сотрудника на работу. Он регулирует отношения двух сторон трудовых взаимоотношений: работника и работодателя. ТК РФ полностью регулирует составление и подписание этого документа.

Общий порядок заключения трудового договора

Трудовой договор подписывают после того, как работник и работодатель достигнут согласия об условиях работы. Обычно у каждого работодателя есть своя утвержденная форма договора, в которую вносятся нужные сведения.

Перед подписанием договора работника обязательно нужно ознакомить со всеми локально-нормативными документами, относящимися к его работе.

Порядок подписания договора не установлен, поэтому нет никакой разницы, кто ставить подпись первым, работник или работодатель.

Договор составляется в письменном виде, в двух экземплярах, которые имеют одинаковую юридическую силу. Один экземпляр остается у работодателя другой вручается работнику, желательно сделать это под подпись.

Порядок, условия и сроки заключения трудового договора

Заключение трудового договора должно происходить с учетом правил, предусмотренных ТК РФ.

Сроки

Конкретные сроки заключения договора в законодательстве не указаны. Обычно его подписывают в первый день, когда работник приступает к исполнению своих обязанностей. Но его можно составить и подписать и раньше этого срока.

Единственное ограничение, которое делает законодательство — это срок фактического подписания договора, если сотрудника допустили к работе раньше. Работодатель обязан подписать договор с таким работником не позднее чем через три дня.

Основания

Обычно основанием для заключения трудового договора является заявление о приеме на работу. Но обычно этому предшествует устная договоренность между работником и работодателем о трудоустройстве.

Также, основанием могут выступать и другие документы, например, постановление об избрании на должность.

В ТК РФ, нет указания, что заключению трудового договора должен предшествовать какой-либо другой документ. Сам факт подписания договора обеими сторонами говорит о том, что работодатель принял работника, который, в свою очередь, согласился выполнять работу на установленных условиях.

Условия

Статья 57 ТК РФ содержит перечень условий труда, которые обязательно должны быть отражены в трудовом договоре.

Обязательные условия:

1. Место работы, если его фактический адрес отличается от юридического, то его указание обязательно.
2. Дата, когда работник приступает к работе и дата окончания договора (только в том случае, если он срочный).
3. График работы. В статье 57 сказано, что он указывается только в случае, если для работника он устанавливается в индивидуальном порядке, но лучше вносить его в текст договора в любом случае.
4. Трудовая функция. Это основное условие, оно определяет, какую работу должен выполнять работник и требовать от него другой будет незаконным. Еще один нюанс — это то, что ТК РФ не требует указывать именно должность, можно сделать только запись о трудовой функции.
5. Порядок начисления заработной платы. Лучше в трудовом договоре расписать эту информацию подробно, а не делать ссылку на Положение об оплате труда.
6. Условия труда по результатам аттестации.
7. Прочие обязательные условия: характер работы, наличие вредных условий и компенсация за них и т.д.

Помимо этого, в трудовой договор можно включать другие условия, разрешенные бесТК РФ (испытательный срок, дополнительное страхование и т. д.), либо установленные работодателем, но при условии, что они не ухудшают положение работника.

Особенности

Трудовой договор может иметь следующие особенности:

Все эти условия должны быть указаны в договоре в обязательном порядке.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Документы, которые работодатель имеет право потребовать у работника перечислены в статье 65 ТК РФ. К ним относятся:

1. Паспорт либо другое удостоверение личности.
2. СНИЛС, если работник поступает на работу впервые обязанность его оформить ложиться на работодателя.
3. Военный билет, для лиц, которые относятся к категории военнообязанных.
4. Диплом или другой документ о наличии специальных навыков, при условии, что они требуются для выполнения работы.
5. Другие документы, подтверждающие возможность работника трудится в должности (справка об отсутствии судимости, дисквалификации, медицинское заключение и т. д.).
6. Трудовая книжка, при наличии. Если она утеряна или работник трудоустраивается впервые, ее оформляет работодатель.

Из всех перечисленных документов в трудовой договор переносятся данные только из паспорта, но тем не менее работодатель может отказать работнику в заключении договора (то есть не принять на работу), если у него отсутствуют другие необходимые документы.

Документы, составляемые при заключении трудового договора

При приеме человека на работу оформляют не только трудовой договор, но и еще несколько документов.

Приказ

На основании подписанного трудового договора составляют приказ о приеме на работу. Обычно для этого используют унифицированную форму Т-1.

На основании приказа делается запись в трудовую книжку и карточку Т-2. Копия приказа отправляется в бухгалтерию и другие отделы (непосредственному руководителю работника, табельщику и т. д.).

Уведомление

Уведомление составляется, если на работу принят иностранец. Это документ установленной формы, которым работодатель информирует миграционную службу, в установленный законом срок.

Перезаключение

Такое понятие, как перезаключение в ТК РФ отсутствует.

Его могут использовать в следующем случае: законодательство говорит о том, если в подписанном договоре отсутствуют обязательные сведения, то они должны быть внесены прямо в текст договора.

Каким образом это сделать, не сказано, поэтому многие работодатели просто перезаключают договор. Но есть и те, кто вносит недостающую информацию от руки.

К обязательной информации относится:

• полное наименование работодателя и его представителя;
• полное Ф. И. О. работника;
• место и дата составления;
• данные паспорта работника;
• ИНН.

Обычно эти сведения дополняются адресом регистрации и датой рождения работника.

Что не может быть поводом для отказа при заключении трудового договора?

Заключение и содержание трудового договора не должно зависеть от расы, вероисповедания, пола, место жительства и прочих условий, которых могут носить дискриминационный характер.

Также нельзя, отказать в приеме на работу женщине по причине беременности или наличия детей.

Что делать при отказе в заключении трудового договора?

• Если работодатель отказывает в заключении договора, то человек может потребовать изложить причины отказа в письменной форме.
• Работодатель обязан предоставить такой документ в течение 7 дней.
• Если есть основание, что указанные причины незаконные, то отказ можно обжаловать в судебном порядке.

Можно ли заключить трудовой договор заранее

ТК РФ не запрещает заключать трудовые договоры заранее, например, если работник трудится еще у другого работодателя, можно заключить трудовой договор, в котором указать дату начала работы уже после увольнения. Такой договор служит работнику гарантией нового трудоустройства.

  Как аннулировать трудовой договор

В каком возрасте можно заключать трудовой контракт?

В общем порядке договора заключаются с совершеннолетними гражданами. Но можно оформить трудовые отношения и с несовершеннолетними, начиная с 16 лет, в порядке исключения с 14.

Нюансы заключения трудового договора

В зависимости от категории работника при заключении договора могут возникать различные нюансы.

С иностранным гражданином

Трудовой договор с иностранцем заключают на общих основаниях, но при этом он должен предоставлять работодателю пакет дополнительных документов.

Работодатель, в свою очередь, должен получить соответствующее разрешение и уведомлять миграционную службу о работниках, являющихся гражданами другого государства.

С несовершеннолетними?

Для несовершеннолетних работников должен быть установлен сокращенный рабочий график, также работодатели должны помнить, что таких работников нельзя нанимать на должности с вредными и опасными условиями.

С бывшим госслужащим

В случае если компания принимает на работу бывшего государственного служащего она должна направить извещение об этом его бывшему работодателю.

Законодательная база

Источник: https://truddogovor.ru/poryadok-zaklyucheniya-trudovogo-dogovora/

Порядок заключения трудового договора: правила и условия кратко

Последние изменения: Январь 2020

Трудовой договор является соглашением межу работающим и администрацией, по которому первый берет на себя обязательства выполнять трудовую функцию, подчиняясь правилам внутреннего распорядка работодателя, а работодатель создаёт необходимые условия и оплачивает труд. Законодателем определен порядок заключения трудового договора.

Как заключать трудовой договор, сроки заключения, порядок оформления представлено ниже.

Заключение трудового договора

Общий порядок кратко выглядит так.

1. Соискатель представляет документы. Работодатель определяет возраст соискателя, его профессию, квалификацию, знания и навыки, возможность заниматься определёнными видами деятельности, прочие характеристики.
2. Принимаемый проходит медосмотр.
3. Поступающий знакомится с правилами внутреннего распорядка, документами, которые регламентируют трудовую деятельность, колдоговором.
4. Подписывается трудовой договор. Он оформляется в двух экземплярах, оба подтверждаются подписями сторон. Один остаётся в службе персонала, другой выдаётся принятому. Форма разрабатывается каждым работодателем самостоятельно. От организации документ подписывает директор либо уполномоченный им сотрудник.
5. Готовится и подписывается приказ. Основание для приказа – трудовой договор. Вновь принятого необходимо ознакомить с содержанием приказа в трёхдневный период с даты подписания.
6. Приказ рассылается в подразделения организации, например в бухгалтерию, ответственному за табельный учёт.
7. На основании приказа по истечении пятидневного периода работы служба персонала делает запись в трудовой. Сведения о работе совместителей вносят по основному месту на основании справки, выданной по месту совместительства. Такие сведения вносят по просьбе совместителя.
8. Принятый приступает к обязанностям с даты, установленной договором. Если дата не указана, то в следующий рабочий день после подписания.

Договор признаётся администрацией организации недействительным, если вновь принятый не приступил к обязанностям в назначенную дату.

Если принятый всё же начал работать в другой день, договор, который не был аннулирован, считается заключенным. Работодатель вправе расстаться с работником лишь по причине нарушения дисциплины, то есть уволить за прогул.

Срок заключения

Договор заключается бессрочно, на определенный срок. Если срок не обозначен, работник признается трудоустроенным бессрочно. Договор считается заключенным на неопределенный срок, если срок закончился, а стороны не выступили с требованием о его расторжении, принятый продолжает трудиться.

Срочный договор заключается, когда сотрудник трудоустраивается:

• взамен временно отсутствующего;
• на временные, сезонные работы;
• по направлению за границу;
• для реконструкции, монтажа, когда организация не занимается подобной деятельностью;
• для временного расширения производства, увеличения числа услуг;
• в организацию, созданную на срок, для осуществления проекта;
• для стажировки, на практику;
• на выборную должность, в выборный орган, для обеспечения их деятельности;
• на общественные, временные работы, направлен службой занятости;
• чтобы пройти альтернативную службу;
• прочее.

• Основания для прекращения срочного договора те же, что для бессрочного, кроме того, к ним прибавляется окончание срока, на который был принят сотрудник.

С согласия сторон срочный договор подписывается с руководителем организации, его заместителями, главным бухгалтером.

Какие документы нужны

 

Порядок заключения трудового договора включает право работодателя попросить у поступающего документы.

1. Паспорт, иной документ, подтверждающий личность обратившегося.
2. Трудовую книжку. Когда соискатель трудоустраивается впервые, потерял трудовую, она повреждена, ее заведет кадровая служба организации, а совместителю необходимо представить справку или заверенную копию трудовой.
3. У совместителя, поступающего на производство с вредными, опасными факторами, потребуют справку об условиях на основном рабочем месте. Согласно ст. 282 ТК РФ труд совместителя на вредном, опасном производстве запрещен, если по основному месту работник трудится в таких условиях.
4. Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. Для тех, кто первый раз трудоустраивается, его оформляет организация, которая его принимает.
5. Военный билет или приписное.
6. Документ, который говорит об окончании профессионального учебного заведения, курсов. Например, у водителя должны быть права управления транспортными средствами соответствующей категории.
7. Справку, что соискатель не был судим, не подвергался уголовному преследованию. Справка понадобится при приеме на работу:
   • в авиаперевозках;
   • в обеспечении безопасности на транспорте, в топливной промышленности, электроэнергетике;
   • педагогического профиля;
   • связанную с несовершеннолетними: их отдыхом, оздоровлением, медобслуживанием;
   • в спортивные организации, где состоят несовершеннолетние, организации культуры, искусства, где они трудятся (ст. 331, 351.1 ТК РФ);
   • в клиринговые организации.

1. Справку, что поступающий не был наказан административно за употребление наркотических, психоактивных веществ. Такую справку нужно для заключения договора при поступлении в подразделения безопасности на транспорте, в авиации, в частную охрану, на речные, морские суда, когда будущая работа связана с управлением поездами.
2. Письменное разрешение одного родителя, органов опеки и попечительства для приема четырнадцатилетних и младше.

Документы, не указанные законодателем, требовать нельзя.

Медосмотр

Обязателен для трудоустраивающихся:

• несовершеннолетних;
• спортсменов;
• на производства с вредными, опасными факторами, под землей;
• на транспорт;
• в пищевую промышленность, общепит, торговлю;
• в организации водоснабжения;
• в медорганизации;
• в организации для детей и подростков.

Для поступающего может быть назначено испытание. Если такое условие не указано, считается, что поступивший принят без него. Если вновь принятый начал работать, а договор не заключен, пункт об испытании возможно включить в него, если до начала работы было заключено письменное соглашение об испытании.

Если вновь принятый не справился с испытанием, работодатель может уволить его, предупредив об этом за три дня. И так как такой способ расторжения требует составления дополнительных документов, на практике он применяется редко.

Нельзя вводить испытание для таких категорий:

• выбранных по результатам проведения конкурса;
• несовершеннолетних;
• закончивших среднее учебное заведение, вуз и трудоустраивающихся первый раз;
• поступивших на выборную должность;
• поступивших переводом на новое место;
• трудоустроившихся на период менее двух месяцев.

Срок испытания ограничивается тремя месяцами. Для устраивающихся на срок до полугода — четырнадцатью днями. Для директоров, их заместителей, главных бухгалтеров, тех, кто руководит представительствами, филиалами, подобными подразделениями, этот период ограничен шестью месяцами.

Для испытания профессиональных качеств работника требуется составлять задания, знакомить его с ними, вносить отметки о выполнении. На деле организации применяют испытание формально.

Если испытуемый заболел, не вышел на работу по иной причине, эти дни исключается из времени испытания.

Если не соблюдена письменная форма

Если работник начал работать, руководитель знает об этом, сам поручил работу, договор считается заключенным. Работодатель оформляет его письменно в течение трёх дней. Точкой отсчета служит момент, когда вновь принятый приступил к работе. (ст. 67 ТК РФ)

Если человека допустил к работе сотрудник организации, не наделенный таким правом, а работодатель отказывается принять, организация оплачивает труд допущенного (время или работу).

Некоторые условия заключения

Администрации следует в трёхдневный срок с даты приема иностранного подданного уведомить об этом подразделение МВД, ответственное за миграцию.

Договор с работодателем, физическим лицом, не вставшим на учет в качестве индивидуального предпринимателя, регистрируется принимающим по адресу его проживания (регистрации) в органе местного самоуправления.

Возраст, с которого возможно трудоустройство

Общие правила разрешают гражданину трудоустраиваться с 16 лет.

Для тех, кто не достиг 16 лет, действуют различные ограничения. Такие сотрудники могут трудиться на лёгких работах, где причинение вреда здоровью исключено.

Четырнадцатилетним понадобится письменное разрешение одного из родителей и согласие органов опеки и попечительства.

Запрещается принимать несовершеннолетних на рабочие места с вредными, опасными условиями, включая труд под землей, на вахту, туда, где может быть нанесен вред их здоровью. Запрещено применение их труда в игорных, ночных заведениях, там, где применяются токсические вещества.

Трудовой договор, гарантии при его заключении

Запрещено отказывать по любым дискриминирующим основаниям. Отдельно в кодексе указано: запрещено отказывать в приеме женщинам, находящимся в ожидании малыша, воспитывающим детей, лицам, приглашенным письменно для трудоустройства переводом с предыдущего места в месячный срок.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2020 zakon-dostupno.ru

Источник: https://zakon-dostupno.ru/trudoustroystvo/poryadok-zaklyucheniya-trudovogo-dogovora/

Прием на работу по трудовому договору (пошаговая инструкция)

Процедура оформления сотрудника по трудовому договору состоит из следующих этапов:

1. Получение документов от работника.
2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами.
3. Заключение трудового договора.
4. Оформление и регистрация документов на работника.
5. Внесение записи в трудовую книжку.

Рассмотрим каждый из них более подробно:

1. Получение документов от работника

При оформлении на работу нового сотрудника от него необходимо получить пакет документов. В зависимости от должности и предъявляемых к ней требований этот перечень может меняться.

Обязательные документы:

• Паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности по форме № 2П, свидетельство о рождении, документ, подтверждающий личность иностранного гражданина).
• Трудовая книжка (подробно о ведении, хранении и внесении данных в трудовую книжку здесь).
• СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
• Военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (если принимаемый на работу сотрудник является военнообязанным).

Примечание: если работник не имеет трудовой книжки и СНИЛС (первое место работы), то работодатель обязан их оформить. Исключение составляет прием на работу дистанционных сотрудников, когда трудовой договор заключается путем обмена электронными документами. В данном случае работник сам получает СНИЛС в отделении ПФР и направляет сведения о нем работодателю.

Дополнительные документы:

• Диплом или иной документ, подтверждающий наличие образования (аттестат и т.п.).
• Справка о прохождении медосмотра или медицинская книжка. Требуется в случаях, когда должность требует прохождения обязательного медосмотра (см. слайдер ниже);
• Справка о наличии (отсутствии) судимости (обязательна для представления при устройстве на должность педагогического работника, госслужащего, судебного пристава, работника таможенных органов и т.д.).
• ИНН (при его наличии). Отсутствие ИНН не может являться препятствием для принятия сотрудника на работу, так как оно не включено в перечень обязательных документов и отказ в приеме на работу по факту отсутствия указанного документа является необоснованным.
• Заграничный паспорт.
• Справка 2-НДФЛ (необходима, в случае если работник хочет получать налоговые вычеты).
• Справка о сумме з/п за последние 2 года (необходима для расчета пособий по больничному в случае, если расчет будет производиться исходя из заработной платы у предыдущих работодателей).
• Разрешение на работу (патент) – для иностранных граждан и лиц без гражданства, если осуществление трудовой деятельности без указанных документов невозможна.
• Медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы на Крайнем Севере (если сотрудник принимается на работу в указанный регионе).
• Сведения о доходах и имуществе супруга (супруги), несовершеннолетних детей. Предоставление указанного документа обязательно для госслужащих, сотрудников Центробанка (на ряд должностей), муниципальных служащих.
• Заявление о приеме на работу. Cоставление заявления о приеме не является обязательным условием для заключения трудового договора и его отсутствие не может являться основанием для отказа в принятии на работу. Исключение составляют только государственные и муниципальные служащие обязанные составить данное заявление.

Обязательному медосмотру при заключении трудового договора подлежат следующие категории граждан:

• Несовершеннолетние.
• Работники вредных производств и производств с опасными условиями труда.
• Работники, связанные с движением транспорта.
• Сотрудники, принимаемые на работу в районы Крайнего Севера и иных приравненных к нему местностей.
• Работники, принимаемые на вахтовую работу.
• Граждане, принимаемые на работу в сферу общепита, торговли, водопроводных сооружений, медуслуг, детского образования (детские сады, школы и т.п.).
• Сотрудники, принимаемые на подземные работы.
• Иные сотрудники, обязательность прохождения медосмотра которых, установлена законодательством РФ.

2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами

Перед заключением трудового договора, сотрудника необходимо ознакомить с локальными нормативными актами. Эти документы разрабатываются работодателем самостоятельно, с учетом направления его деятельности. С одними из них ознакомление является обязательным, с другими – только при их наличии в организации.

Документы, обязательные для ознакомления:

Документы, обязательные для ознакомления только при их наличии в организации:

1. Должностная инструкция.

   В случае если в трудовом договоре отсутствует перечень выполняемых сотрудником обязанностей, они прописываются в должностной инструкции, которая является, в свою очередь, неотъемлемой частью договора. Унифицированной формы данного документа нет — она разрабатывается работодателем самостоятельно и является его внутренним локальным документом.

   Примечание: если должностная инструкция не подписана работником, то применить к нему меры взыскания за неисполнение прописанных в инструкции обязанностей, нельзя.

2. Положение о материальной ответственности.
3. Положение о документообороте.
4. Коллективный договор.
5. Положение о социальном обеспечении работников.
6. Иные, разработанные в организации документы.

После того, как работник был ознакомлен с локальными нормативными актами, он должен расписаться в листе ознакомления, после чего лист сшивается с актом, нумеруется и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

Обратите внимание, что в скором времени вступит в силу закон упрощающий кадровый учет микропредприятий, в частности, указанные работодатели смогут не принимать локальные нормативные акты, а также не вносить сведения о работе в трудовую книжку сотрудника. В настоящее время закон подписан Президентом РФ, ожидается его официальное опубликование (после которого он вступит в силу спустя 180 дней).

3. Заключение трудового договора

Трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах: один отдается работнику, второй остается у работодателя. При этом на экземпляре, оставшемся у работодателя, должна стоять подпись работника, получившего договор.

Примечание: присвоение номеров трудовым договорам законом не предусмотрено, но может быть введено работодателем для упрощения учета и идентификации указанных документов. Также закон не требует проставление печати в трудовом договоре для организаций – ООО и АО.

Трудовой договор должен в обязательном порядке содержать предусмотренные законодательством сведения. Их отсутствие в договоре делает данный документ недействительным. Помимо обязательных условий, работодатель может внести в договор дополнительные, но они при этом не должны ухудшать положение работника.

Обязательные условия для включения в трудовой договор:

• ФИО работника;
• наименования работодателя-организации или ФИО ИП;
• данные о лице, подписавшем трудовой договор со стороны работодателя (его представителе);
• паспортные данные работника и работодателя-ИП;
• ИНН (при его наличии);
• место и дата заключения договора;
• место работы (если работник принимается в филиал-необходимо указать подразделение и адрес местонахождения филиала);
• должность в соответствии со штатным расписанием (если должность не включена в штатное расписание указание ее в договоре недопустимо);
• дата начала работы;
• дата окончания работы если договор срочный (отсутствие в договоре срока действия подразумевает его бессрочность);
• условия оплаты труда (размер оклада, доплаты, надбавки, премии, иные поощрительные выплаты);
• режим рабочего времени и отдыха;
• гарантии и компенсации при работе с вредными и опасными условиями труда (если работник принимается на такую работу);
• условия труда на рабочем месте;
• условие об обязательном соцстраховании.

Образцы заполнения

• Образец трудового договора с внутренним совместителем (скачать).
• Образец трудового договора с внешним совместителем (скачать).
• Образец трудового договора с дистанционным сотрудником (скачать).
• Образец трудового договора с генеральным директором (скачать).

4. Оформление и регистрация документов на работника

После оформления трудового договора на сотрудника необходимо составить:

Приказ о приеме на работу составляется после оформления трудового договора по унифицированной форме № Т-1 или № Т-1а. Указанный документ подтверждает факт принятия сотрудника на работу, а также является основанием для внесения сведений в трудовую книжку и личную карточку работника.

Более подробно с порядком и образцами заполнения приказа о приеме на работу вы можете ознакомиться здесь.

Одним из обязательных документов, составляемых после заключения трудового договора является личная карточка сотрудника. Подробнее о заполнении личной карточки сотрудника здесь.

Карточкам лицевого счета составляется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной в течение года. Документ оформляется сотрудником бухгалтерии по формам Т-54 и Т-54а.

Более подробно с порядком и образцом заполнения карточки лицевого счета вы можете ознакомиться здесь.

1. Указанный документ используется для учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов, относящихся к ним, в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты.
2. Новую форму карточки, рекомендованную ПФР и ФСС можно скачать здесь.
3. Образец заполнения карточки можно скачать здесь.
4. Примечание: рекомендованная ФСС и ПФР форма не является обязательной к применению, в связи с чем работодатель на ее основе (с учетом рекомендаций указанных органов) может разработаться удобную для себя форму.

Работодатели, заключившие трудовой и гражданско-правовой договоры, обязаны вести учет доходов работников и сумм исчисленного и удержанного с данных доходов НДФЛ. Указанный документ не имеет обязательной унифицированной формы, в связи с чем работодатель обязан самостоятельно разработать его форму.

Регистр по доходам и НДФЛ должен содержать следующие обязательные сведения:

• ФИО сотрудника.
• ИНН или паспортные данные.
• Статус налогоплательщика (резидент/нерезидент).
• Суммы выплаченных работнику доходов и предоставленных налоговых вычетов.
• Даты выплаты дохода.
• Суммы исчисленного и удержанного НДФЛ.
• Даты удержания и перечисления НДФЛ.
• Реквизиты платежных поручению на перечисление подоходного налога в бюджет.

Образец заполнения налогового регистра по доходам и НДФЛ (скачать).

5. Внесение записи в трудовую книжку

Работодатель обязан вести трудовые книжки каждого из своих сотрудников если они проработали в организации свыше пяти дней. Исключение составляют лишь совместители.

Примечание: данные о заключении гражданско-правового договора в трудовую книжку не вносятся.

При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:

• cведения вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу;
• данные вносятся только работодателем, либо его должностным лицом, уполномоченным на то соответствующим приказом;
• сведения вносятся перьевой, гелевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета;
• заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации;
• после графы 3 заполняется графа 1 в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9;
• в графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом. Сведения вносятся арабскими цифрами;
• в графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться;
• в графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу;

Источник: https://www.malyi-biznes.ru/oformlenie-kadrov/trudovoy-dogovor/

Прием на работу по трудовому договору (пошаговая инструкция)

1. Получение документов от работника.
2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами.
3. Заключение трудового договора.
4. Оформление и регистрация документов на работника.
5. Внесение записи в трудовую книжку.

Рассмотрим каждый из них более подробно:

1. Получение документов от работника

При оформлении на работу нового сотрудника от него необходимо получить пакет документов. В зависимости от должности и предъявляемых к ней требований этот перечень может меняться.

Обязательные документы:

• Паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности по форме № 2П, свидетельство о рождении, документ, подтверждающий личность иностранного гражданина).
• Трудовая книжка (подробно о ведении, хранении и внесении данных в трудовую книжку здесь).
• СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования). Военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (если принимаемый на работу сотрудник является военнообязанным).

 Примечание: если работник не имеет трудовой книжки и СНИЛС (первое место работы), то работодатель обязан их оформить. Исключение составляет прием на работу дистанционных сотрудников, когда трудовой договор заключается путем обмена электронными документами.

В данном случае работник сам получает СНИЛС в отделении ПФР и направляет сведения о нем работодателю.

Дополнительные документы:

• Диплом или иной документ, подтверждающий наличие образования (аттестат и т.п.).
• Справка о прохождении медосмотра или медицинская книжка. Требуется в случаях, когда должность требует прохождения обязательного медосмотра
• Справка о наличии (отсутствии) судимости (обязательна для представления при устройстве на должность педагогического работника, госслужащего, судебного пристава, работника таможенных органов и т.д.).
• ИНН (при его наличии). Отсутствие ИНН не может являться препятствием для принятия сотрудника на работу, так как оно не включено в перечень обязательных документов и отказ в приеме на работу по факту отсутствия указанного документа является необоснованным.
• Заграничный паспорт.
• Справка 2-НДФЛ (необходима, в случае если работник хочет получать налоговые вычеты).
• Справка о сумме з/п за последние 2 года (необходима для расчета пособий по больничному в случае, если расчет будет производиться исходя из заработной платы у предыдущих работодателей).
• Разрешение на работу (патент) – для иностранных граждан и лиц без гражданства, если осуществление трудовой деятельности без указанных документов невозможна.
• Медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы на Крайнем Севере (если сотрудник принимается на работу в указанный регионе).
• Сведения о доходах и имуществе супруга (супруги), несовершеннолетних детей. Предоставление указанного документа обязательно для госслужащих, сотрудников Центробанка (на ряд должностей), муниципальных служащих.
• Заявление о приеме на работу. Cоставление заявления о приеме не является обязательным условием для заключения трудового договора и его отсутствие не может являться основанием для отказа в принятии на работу. Исключение составляют только государственные и муниципальные служащие обязанные составить данное заявление.

Кому необходимо проходить медицинский осмотр при устройстве на работу

2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами

Перед заключением трудового договора, сотрудника необходимо ознакомить с локальными нормативными актами. Эти документы разрабатываются работодателем самостоятельно, с учетом направления его деятельности. С одними из них ознакомление является обязательным, с другими – только при их наличии в организации.

Документы, обязательные для ознакомления:

Документы, обязательные для ознакомления только при их наличии в организации:

1. Должностная инструкция.В случае если в трудовом договоре отсутствует перечень выполняемых сотрудником обязанностей, они прописываются в должностной инструкции, которая является, в свою очередь, неотъемлемой частью договора.

   Унифицированной формы данного документа нет — она разрабатывается работодателем самостоятельно и является его внутренним локальным документом.Примечание: если должностная инструкция не подписана работником, то применить к нему меры взыскания за неисполнение прописанных в инструкции обязанностей, нельзя.

2. Положение о материальной ответственности.
3. Положение о документообороте.
4. Коллективный договор.
5. Положение о социальном обеспечении работников.
6. Иные, разработанные в организации документы.

После того, как работник был ознакомлен с локальными нормативными актами, он должен расписаться в листе ознакомления, после чего лист сшивается с актом, нумеруется и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

 Обратите внимание, что в скором времени вступит в силу закон упрощающий кадровый учет микропредприятий, в частности, указанные работодатели смогут не принимать локальные нормативные акты, а также не вносить сведения о работе в трудовую книжку сотрудника. В настоящее время закон подписан Президентом РФ, ожидается его официальное опубликование (после которого он вступит в силу спустя 180 дней)

3. Заключение трудового договора

Трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах: один отдается работнику, второй остается у работодателя. При этом на экземпляре, оставшемся у работодателя, должна стоять подпись работника, получившего договор.

 Обратите внимание, что в скором времени вступит в силу закон упрощающий кадровый учет микропредприятий, в частности, указанные работодатели смогут не принимать локальные нормативные акты, а также не вносить сведения о работе в трудовую книжку сотрудника. В настоящее время закон подписан Президентом РФ, ожидается его официальное опубликование (после которого он вступит в силу спустя 180 дней).

Содержание трудового договора

Образцы заполнения

• Образец трудового договора с внутренним совместителем (скачать).
• Образец трудового договора с внешним совместителем (скачать).
• Образец трудового договора с дистанционным сотрудником (скачать).
• Образец трудового договора с генеральным директором (скачать).

4. Оформление и регистрация документов на работника

После оформления трудового договора на сотрудника необходимо составить:

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу составляется после оформления трудового договора по унифицированной форме № Т-1 или № Т-1а. Указанный документ подтверждает факт принятия сотрудника на работу, а также является основанием для внесения сведений в трудовую книжку и личную карточку работника.

Личная карточка работника

Одним из обязательных документов, составляемых после заключения трудового договора является личная карточка сотрудника. Подробнее о заполнении личной карточки сотрудника здесь.

Лицевой счет

Карточкам лицевого счета составляется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной в течение года. Документ оформляется сотрудником бухгалтерии по формам Т-54 и Т-54а.

1. Более подробно с порядком и образцом заполнения карточки лицевого счета вы можете ознакомиться здесь.
2. Карточка индивидуального учета начисленных выплат и страховых взносов.
3. Указанный документ используется для учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов, относящихся к ним, в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты.
4. Новую форму карточки, рекомендованную ПФР и ФСС можно скачать здесь.
5. Образец заполнения карточки можно скачать здесь.

Примечание: рекомендованная ФСС и ПФР форма не является обязательной к применению, в связи с чем работодатель на ее основе (с учетом рекомендаций указанных органов) может разработаться удобную для себя форму.

Налоговый регистр по доходам и НДФЛ

Работодатели, заключившие трудовой и гражданско-правовой договоры, обязаны вести учет доходов работников и сумм исчисленного и удержанного с данных доходов НДФЛ. Указанный документ не имеет обязательной унифицированной формы, в связи с чем работодатель обязан самостоятельно разработать его форму.

Регистр по доходам и НДФЛ должен содержать следующие обязательные сведения:

• ФИО сотрудника.
• ИНН или паспортные данные.
• Статус налогоплательщика (резидент/нерезидент).
• Суммы выплаченных работнику доходов и предоставленных налоговых вычетов.
• Даты выплаты дохода.
• Суммы исчисленного и удержанного НДФЛ.
• Даты удержания и перечисления НДФЛ.
• Реквизиты платежных поручению на перечисление подоходного налога в бюджет.

5. Внесение записи в трудовую книжку

Работодатель обязан вести трудовые книжки каждого из своих сотрудников если они проработали в организации свыше пяти дней. Исключение составляют лишь совместители.

Примечание: данные о заключении гражданско-правового договора в трудовую книжку не вносятся. Общие правила заполнения трудовой книжки

  Общие правила заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:

• cведения вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу;
• данные вносятся только работодателем, либо его должностным лицом, уполномоченным на то соответствующим приказом;
• сведения вносятся перьевой, гелевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета;
• заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации;
• после графы 3 заполняется графа 1 в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9;
• в графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом. Сведения вносятся арабскими цифрами;
• в графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться;
• в графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу;

Источник: https://pravo-biznes.ru/priem-na-rabotu-po-trudovomu-dogovoru-poshagovaya-instrukciya/

Общий порядок заключения трудовых договоров и оформление приема на работу

Возраст заключения трудового договора установлен ст. 63 ТК РФ.

Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста:

1. 15 лет, для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда их здоровью, в случаях:
2. 16 лет — по общему правилу;
   • получения общего образования, либо
   • продолжения освоения основной общеобразовательной программы общего образования по иной, чем очная, форме обучения, либо
   • оставления в соответствии с федеральным законом общеобразовательного учреждения.
3. 14 лет, с согласия одного из родителей (попечителя) и органа опеки и попечительства, с учащимся для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью и не нарушающего процесса обучения.

В организациях кинематографии, театрах, театральных и концертных организациях, цирках допускается с согласия одного из родителей (опекуна) и разрешения органа опеки и попечительства заключение трудового договора с лицами, не достигшими возраста четырнадцати лет, для участия в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений без ущерба здоровью и нравственному развитию. Трудовой договор от имени работника в этом случае подписывается его родителем (опекуном). В разрешении органа опеки и попечительства указываются максимально допустимая продолжительность ежедневной работы и другие условия, в которых может выполняться работа.

Перечень документов, предъявляемых при приеме на работу

Ст. 65 ТК РФ устанавливает перечень документов, предъявляемых при приеме на работу. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

1. 1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
   2. трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
   3. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
   4. документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
   5. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
   6. справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

https://www.youtube.com/watch?v=LD2R4k4qGes

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

Трудовая книжка (понятие и оформление)

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Трудовая книжка установленного образца – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

На каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, в случае если работа в этой организации является для работника основной, работодатель (за исключением работодателей – физических лиц) обязан вести трудовые книжки.

Индивидуальные предприниматели без образования юридического лица не могут вести трудовые книжки лиц, работающих у них по трудовому договору. Трудовой стаж в таком случае может подтверждаться:

• • справками,
  • расчетными книжками,
  • лицевыми счетами,
  • ведомостями на выдачу заработной платы, а также
  • справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся. Исключение составляет случай, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны вноситься в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. При этом должна делаться ссылка на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях, поощрениях и т.д. исправления должны производиться тем работодателем, которым была внесена ошибочная запись. Работодатель, обнаруживший неправильную или неточную запись, обязан оказать работнику необходимую помощь в исправлении ошибки.

Форма трудового договора

Форма трудового договора установлена ст. 67 ТК РФ.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

Оформление приема на работу

Оформление приема на работу регламентируется ст. 68 ТК РФ.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Наименование в трудовых договорах должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать квалификационным справочникам либо профессиональным стандартам, если законодательством предусмотрено право работников на предоставление им компенсаций, льгот или каких-либо ограничений при работе в таких должностях (по профессиям, специальностям) (см. Информацию Минтруда России от 10.02.2016 «О применении профессиональных стандартов в сфере труда»).

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в 3-дневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных Кодексом и иными федеральными законами (ст. 69 ТК РФ).

Трудовой договор вступает в силу:

• • со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо
  • со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя (ст. 61 ТК РФ).

Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не оговорен день начала работы, работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу.

Если в течение недели работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин, трудовой договор аннулируется.

Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 60 ТК РФ).

Гарантии и ограничения при заключении трудового договора

В соответствии со ст. 64 ТК РФ необоснованный отказ в заключении трудового договора запрещается. Данное правило распространяется на все категории работников и работодателей; при этом оно не исключает свободы трудового договора, предоставления равных условий для граждан, претендующих на заключение трудового договора с конкретным работодателем (организацией).

Следует учитывать, что характеристики квалификации, которые содержатся в профессиональных стандартах и обязательность применения которых законодательно не установлена, применяются работодателями в качестве основы для определения требований к квалификации работников с учетом особенностей выполняемых работниками трудовых функций, обусловленных применяемыми технологиями и принятой организацией производства и труда (см. Информацию Минтруда России от 10.02.2016 «О применении профессиональных стандартов в сфере труда»).

• Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, возраста, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
• Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей.
• Запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.
• По требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме.
• Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суд.

Источник: https://jurkom74.ru/ucheba/obschiy-poryadok-zakliucheniya-trudovich-dogovorov-i-oformlenie-priema-na-rabotu