Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения. образец и бланк для скачивания 2020 года

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Образец и бланк для скачивания 2020 года

Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и налоговых деклараций. Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.

Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех юридических лиц действуют единые правила.

Причины уничтожения документов

Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.

Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:

  • Порча документации в результате возгорания или затопления;
  • Хищение бумаг;
  • Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).

Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.

В этой статье вы можете узнать, как составить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении и скачать ее образец.

Что представляет собой акт об уничтожении документов?

Акт утилизации документов составляет лицо, физически осуществляющее процедуру уничтожения. Документ содержит полный уничтоженных наименований. Обязательно указываются нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми ликвидирована та или иная бумага.

Акт об уничтожении документов утверждается и подписывается только после того, как будет окончена процедура фактического уничтожения документации.

Узнать, как составить акт проведения инвентаризации и скачать его образец, вы можете по ссылке.

Что нужно проверить при составлении акта?

  • Приведение полного перечня уничтоженной документации;
  • Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
  • Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.

Что говорит законодательство?

Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.

Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).

Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:

  • В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
  • Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
  • Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.

Госархивом установлены правила, регламентирующие хранение. Их перечень утвержден 6 октября 2006 года. Согласно данному нормативно-правовому акту, документы хранят:

  • Непродолжительное время – от одного года до пяти лет;
  • В течение длительных сроков (от 10 до 75 лет);
  • Некоторые документы вообще нельзя уничтожать.

Тип архива не имеет значения: документы могут храниться как в собственном, так и принадлежащем компании архиве.

Перечень устанавливает следующее:

  • Годовая налоговая отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
  • Годовая балансовая и бухгалтерская отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
  • «Первичка» (первичная учетная документация) хранится пять лет;
  • Кадровую документацию хранят в течение 75 лет. Сюда относятся приказы о назначении и перемещении сотрудников, личные дела, табели по опасным производствам и прочее.

Комиссия, сформированная в учреждении, отбирает документы, которые нужно хранить постоянно. Такой список составляется по возрастанию (от начала года к его окончанию). Четыре экземпляра этого списка подписывает руководитель.

Документы с бессрочным периодом хранения отправляются в государственный архив или помещаются в собственный. Каждый год составляется приказ с указанием ответственного за сохранность лица.

Акт об уничтожении документов – образец заполнения:

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Образец и бланк для скачивания 2020 годаОбразец акта об уничтожении документов ООО Рассвет.

Утилизация архивных документов

Бумаги с истекшим сроком годности могут быть утилизированы с первого января нового года. Так, например, если срок истек в декабре 2015 года, с 1 января 2016 года можно начать процедуру уничтожения. Это допускается только в случае, если состоялась ревизия за прошедший период.

Акт об уничтожении документов содержит множество дат, отображающих хронологию событий:

  • Дата протокола экспертно-проверочной комиссии архива, согласовавшего опись дел постоянного или длительного срока хранения. Эта дата переносится в акт из протокола и должна быть раньше даты формирования акта;
  • Дата самого акта. Проставляется в бланке документа. Совпадает с датой формирования акта и его подписания должностным лицом, проводившим экспертную оценку документации. Его подпись ставится в конце акта. Согласно рекомендациям Росархива, в документа должна стоять одна подпись (как правило, председателя экспертной комиссии), но на деле в документе обычно расписываются все члены комиссии;
  • Дата согласования акта с экспертной комиссией. Согласование осуществляется только после составления акта, поэтому дата подтверждения и номер протокола заносятся в документ после его рассмотрения;
  • Дата утверждения акта руководства;
  • На основании согласованного акта документация вывозится в пункт утилизации. Дата вывоза проставляется непосредственно после свершения вывоза;
  • После утилизации в учетную документацию архива вносятся соответствующие записи. Указывается дата внесения изменений (день вывоза документов).

Акт утилизации документов – образец заполнения:

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Образец и бланк для скачивания 2020 годаОбразец акта утилизации документов ООО Шредер.

Как составить акт выполненных услуг по договору оказания услуг и для чего необходим этот документ – читайте здесь.

Порядок составления акта

Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования. Можно ограничиться указанием общего наименования (приказ, справка и т. д.) и крайними датами (самой ранней и самой поздней в деле).

Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:

  • Наименование дела (общее название документа);
  • Крайние даты;
  • Номер документа по описи или номенклатуре;
  • Количество хранящихся экземпляров;
  • Период хранения;
  • Статьи согласно Перечню.

Как составить доверенность на право подписи документов и какие полномочия можно передать по этому виду доверенности, вы можете узнать в нашей новой публикации.

Сроки хранения

Акты на утилизацию документов нужно хранить в отдельной папке, сортируя по дате возрастания. Срок хранения таких документов составляет пять лет.

Выводы

Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя. Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон. Годовую налоговую и бухгалтерскую отчетность трогать нельзя, это также касается различных балансов.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью:

Источник: https://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/akty/6-klyuchevykh-ehlementov-akta-ob-unichtozhen.html

Образец акта на уничтожение документов

За годы работы любая компания накапливает лишнюю документацию, избавиться от которой правильно поможет акт об уничтожении документов.

Этот несложный в оформлении документ зафиксирует, от чего именно и каким образом избавилась фирма.

Рассказываем, в каких ситуациях и по каким причинам утилизируют утратившие силу бумаги, у кого есть такое право, что написать в акте об уничтожении и сколько его хранить.

Причины утилизации документов

Деятельность любой средней или крупной компании сопряжена с бумажной работой, итогом которой становится накопление килограммов лишней документации.

Часть устаревших договоров, приказов, распоряжений, отчётов не имеет никакой ценности. Чтобы архив предприятия не зарастал лишними бумагами, важно своевременно утилизировать их.

Законная причина избавления от ненужных документов только одна — истёкший срок хранения.

Никаких других оснований для избавления от приказов, актов и договоров не может быть. Перед сдачей в архив все дела проходят тщательную обработку. Например, секретарь или архивариус должны не только сортировать их по группам, видам и годам, но и своевременно избавляться от черновиков, вторых экземпляров и копий.

Учтите, что истечение срока хранения необязательно должно становиться причиной утилизации. Если документ требуется в работе, можно и нужно сохранить его.

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Образец и бланк для скачивания 2020 годаЧтобы не загромождать архив лишними бумагами, рекомендуется своевременно уничтожать документы с истекшим сроком хранения

Порядок утилизации документов

Однако при избавлении от лишней части архива необходимо соблюсти определённый порядок. Сначала архивариусы или секретарь составляют список документации, подлежащей утилизации. Это будут приказы, решения, договоры, отчёты с истёкшим сроком хранения (в архиве есть регламент, где указано, сколько хранятся разные виды документации).

На следующем этапе готовятся акты о выделении документов к уничтожению. Это таблица, где указаны:

  • заголовок дела — в архивах дела сгруппированы подшивками, например, «Приказы генерального директора»;
  • годы;
  • количество дел или листов;
  • сроки хранения;
  • в каком виде передаются — папками, коробками, россыпью.

Когда акты на уничтожение готовы, создаётся комиссия. Достаточно двух сотрудников из разных структурных подразделений и представителя руководства. Они оценивают предлагаемый список, проводят экспертизу документов на уничтожение, чтобы по ошибке не утилизировать то, что пока нельзя или что может потребоваться в работе.

Затем комиссия выбирает способ уничтожения: сжигание, измельчение ручную или шредером, передачу специализированной компании по утилизации бумаг. Сжигание трудно безопасно организовать в офисных условиях. Рвать вручную большие объёмы бумаг займёт много времени.

Шредер справляется с небольшими партиями бумаг, но его нужно отдельно покупать или арендовать.

Сдать часть архива специализированной компании, которая уничтожит его — самый простой вариант (если в передаваемых бумагах нет секретных данных или подрядчик гарантирует конфиденциальность).

Далее пишут отдельный акт или делают отметку, что документы уничтожены в уже подготовленных актах на уничтожение.

Читайте также:  Что делать, если посылка утеряна или повреждена?

Обзор законодательства

У любой организации есть право разработать собственный порядок утилизации устаревшей части архива. В его основу стоит положить:

  • Закон об архивном деле.
  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте.
  • Перечень типовых управленческих архивных документов.
  • Основные правила работы архивов организаций.

Необходимо соблюдать законодательно установленные сроки хранения разных категорий. Например, у бухгалтерских документов он не может быть меньше 5 лет с даты окончания отчётного периода. В остальном компании свободны в обращении с документацией, методах её утилизации и документальном оформлении.

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Образец и бланк для скачивания 2020 годаОбразец акта об уничтожении документов

Образец Акта об уничтожении документов

Рассмотрим образец акта на уничтожение документов. У него нет единой унифицированной формы, поэтому любое юридическое лицо вправе разработать свой вариант бланка. Рекомендуется отразить в шаблоне следующую информацию:

  • наименование и реквизиты фирмы;
  • наименование документа;
  • состав комиссии, приказ о её создании (номер и дата);
  • номер акта на уничтожение, который подготовили в архиве;
  • список утилизированной документации в виде таблицы, с указанием категории, сроков хранения и количества листов (папок, коробок, килограмм);
  • способ уничтожения;
  • дата;
  • подписи всех членов комиссии.

Скачать: Акт об уничтожении документов (образец заполнения) и Акт об уничтожении документов (пустой бланк)

Срок хранения актов об уничтожении

Другой важный вопрос — сколько составляет срок хранения актов об уничтожении документов. Время обязательного хранения таких документов составляет 5 лет, но рекомендуется сохранять их весь период существования компании. Дело в том, что подтверждение уничтожения того или иного акта, отчёта или договора может потребоваться даже через несколько лет. Например, в суде.

Заключение

Уничтожать архив предприятия с истёкшим сроком хранения может только специально созданная комиссия, которая проведёт экспертизу и подтвердит, что они утратили силу и не представляют ценности для компании.

Утилизация обязательно оформляется актом, в котором перечисляют, что именно и в каком виде уничтожено.

У такого акта нет унифицированной формы, но рекомендуется представлять информацию в виде таблицы с точным указанием наименований, годов и количества утилизированных документов.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/obrazets-akta-na-unichtozhenie-dokumentov.html

РђРєС‚ РѕР± уничтожении документов — бланк, образец

С проблемой накопления большого количества документов в архиве сталкивалась каждая более-менее крупная организация.

Первичные Рё окончательные бухгалтерские документы, различные РґРѕРіРѕРІРѕСЂС‹ Рё внутренняя документация СЃРѕ временем превращаются РІ достаточно объёмную папку, затем РєРѕСЂРѕР±РєСѓ, Р° после Рё шкаф дел. Поэтому буквально РЅР° третий С‡РµС‚вёртый РіРѕРґ существования компании возникает РІРѕРїСЂРѕСЃ Рѕ выделении ненужных документов для дальнейшего списания Рё уничтожения. РќРѕ как правильно рассортировать имеющиеся бумаги? Кто имеет право принимать решение РѕР± уничтожении? Как, СЃ законодательной точки зрения, правильно оформить этот процесс Рё РіРґРµ взять образец? РћР± этом данный материал.

Почему важно составлять акт об уничтожении

Вне зависимости от того, планируется изъятие из архива бухгалтерских или организационных бумаг, очень важно вовремя составить акт об уничтожении документов.

Это связано с тем, что в случае выездной проверки или обычного запроса от налоговой, к примеру, у компании может не оказаться ни самого документа, ни подтверждения его утилизации.

В таком случае сотрудники госоргана сочтут, что информация есть в наличии, но просто-напросто удерживается.

А это недопустимо по закону и может привести к конфликтам или возбуждению административного разбирательства.

Также СЃРѕСЃС‚авление акта РѕР± уничтожении гарантирует законность Рё корректность списания.

Ведь для этого необходимо собрать новую или созвать уже существующую экспертную комиссию, состоящую из сотрудников различных отделов и руководства.

Она подробнейшим образом разберёт ситуацию с каждой отдельно взятой бумагой и точно определит её ценность для текущих дел фирмы.

Затем документация будет пересортирована, и устаревшие бумаги изъяты из архива.

Общие условия хранения

Законодательство требует, чтобы вся документация предприятия сохранялась в течение определённого срока для возможности восстановления данных и проверки деятельности за прошлые периоды. В связи с этим самостоятельная и неправомерная утилизация бумажных или электронных документов может преследоваться по Уголовному кодексу.

Необходимые сроки хранения разнятся в зависимости от типа и принадлежности дела.

Так, например, документы, регулирующие ведение бухгалтерского учёта РЅР° предприятии (правила Рё образец заполнения), должны сохраняться РІ архиве как РјРёРЅРёРјСѓРј 5 лет СЃ момента последнего использования. «РџРµСЂРІРёС‡РєР°» же хранится немного меньше – 4 РіРѕРґР°. Существуют некоторые РїРѕРґРІРёРґС‹, которые хранятся Рё более длительный СЃСЂРѕРє, Р° также бессрочно сохраняемые бумаги, такие как учредительные документы.

Ответственность за сохранность документов организации несёт генеральный директор, подпись которого проставляется на акте.

Поэтому РІРѕ время отбора документации РЅР° списание важно руководствоваться тем утверждением, что уничтожение тех или иных документов – это право, Р° РЅРµ обязанность сотрудников Рё юридического лица РІ целом.

Некоторые важные экземпляры Рё образцы стоит сохранить, Рё, РІ то же время РЅРёРєС‚Рѕ РЅРµ может запретить вам уничтожить отлежавший СЃРІРѕР№ СЃСЂРѕРє хранения документ (например, историю взаиморасчётов СЃ контрагентом Р·Р° прошлые периода). РџСЂРё смене руководства компании организуется комплексная передача дел Рё всей имеющейся документации.

Как составляется акт

�значально стоит заметить, что в ходе работы экспертная комиссия может столкнуться с различными наименованиями акта:

  1. «Рћ выделении Рє уничтожению…»
  2. «РћР± уничтожении»
  3. Рё РґСЂ.

Смысл от этого не меняется, и содержание остаётся прежним.

Также важно учесть, что руководитель перед началом процесса обязан издать соответствующий приказ, РЅР° основании которого Рё составляется акт. Форма – стандартная. Образец приведён РЅР° изображении ниже:

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Образец и бланк для скачивания 2020 года

Что же касается второго документа, то его типовая форма достаточно проста: РІ шапке слева указывается наименование организации, справа — «РЈРўР’ЕРЖДАЮ, Генеральный директор» Рё персональные данные руководящего лица. Ниже указывается дата утверждения. Затем (РїРѕРґ реквизитами организации) название акта. Основанием является внутренний приказ руководства (записываем дату Рё номер). Затем перечисляются входящие РІ экспертную РєРѕРјРёСЃСЃРёСЋ лица Рё присутствовавшие наблюдатели.

В теле документа указывается второе основание (официальный Перечень управленческих документов и сроков хранения, его дата (от 2000 или 2010 года), кем утверждён). Упоминается, что документы более не представляют никакой исторической ценности и полностью утратили практическое значение.

Сразу под данным текстом размещаем таблицу из 7-8 колонок для регистрации документов:

  1. Порядковый номер в таблице
  2. Название дела или группы документов;
  3. Крайние даты: когда в последний раз был использован, например, в целях налогообложения (для бухгалтерских документов);
  4. Номера описей: если таковые имеются. В противном случае поле под этим заголовком оставляется пустым;
  5. Номенклатурный индекс дела или его номер по описи;
  6. Общее количество единиц на хранении;
  7. Сроки хранения и номер относящейся к делу статьи: установленные законодательно в вышеозначенном Перечне;
  8. Примечания

РџСѓРЅРєС‚ «Р� того» СЃ указанием общего количества единиц для списания Рё периода выборки документации (например, 2001-2005 РіРѕРґ).

�нформация о председателе и членах комиссии.

Ниже указываем количество дел, общий вес документации, название организации, куда она была передана на переработку, а также номер и дату накладной, по которой проходил обмен. В последней строчке ещё раз указывается Ф.�.О председателя ЭК, дата и подпись. Аналогично ниже для составителя, заносящего документ в дело.

  • Это Рё есть полная инструкция РїРѕ заполнению акта. Для составления собственного примите РІРѕ внимание данный образец:
  • Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Образец и бланк для скачивания 2020 года​
  • Полезное видео РїРѕ теме: 
  • Скачать документ СЃ пустым бланком акта Рѕ выделении документов Рє уничтожению можно РїРѕ этой ссылке.

Источник: https://paperdoc.ru/documents/act/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov

Утилизация бухгалтерских документов

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Образец и бланк для скачивания 2020 года

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность подлежат хранению. Организация должна беречь их не менее пяти лет после отчетного года. Однако для некоторых документов могут быть установлены отдельные сроки. Например, документы об оценке стоимости имущества компании хранятся постоянно.

Началом срока хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором завершилось делопроизводство этого документа.  Для хранения бухгалтерских и иных документов компания вправе создать архив или обратиться в специализированную организацию.  

Порядок утилизации бухгалтерских документов

Утилизацию бухгалтерских документов необходимо проводить в следующем порядке.

  1. Для того, чтобы определить перечень документов, у которых закончился срок хранения, необходимо создать экспертную комиссию. Создание комиссии экспертов утверждается приказом руководителя предприятия, в этом же приказе определяется состав комиссии экспертов. Экспертная комиссия обычно состоит из специалистов разных подразделений предприятия, которые могут установить ценность документов и принять решение об их уничтожении.
  2. Созданная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Без проведения экспертизы ценности невозможно определение бухгалтерских документов, которые подлежат уничтожению. Без проведения экспертизы уничтожать документы запрещено.

После подробного рассмотрения документов экспертная комиссия принимает решение о выделении к уничтожению документов, у которых закончился срок хранения в архиве. Бухгалтерские документы, согласно решению комиссии, вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, далее не подлежащих хранению.

Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов?

Акт необходимо составить по форме, приведенной в приложении № 21 к Правилам, утв. приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.

Обратите внимание, организация должна обеспечивать сохранность документов не только на бумажных носителях, но и документов, которые хранятся в электронном виде. Электронные документы, у которых закончился срок хранения, должны быть уничтожены в том же порядке.

  1. Далее необходимо уничтожить документы, срок хранения которых истек. Уничтожить документы можно путем измельчения в шредере или иным способом, например, сжечь. Электронные документы уничтожают, удаляя файлы с электронных носителей информации. Для уничтожения документов компания вправе прибегнуть к услугам специализированных организаций. Это может понадобится, например, для оперативного уничтожения большого количества документов.

Обратите внимание, при уничтожении документов необходимо придерживаться следующих правил:

  • уничтожать документы необходимо санкционированно, согласно утвержденному порядку. Нельзя проводить изъятие бухгалтерских документов и уничтожать их без акта о выделении их к уничтожению;
  • уничтожать документы необходимо обязательно таким образом, чтобы полностью обеспечивалась строгая конфиденциальность всей содержащейся в них информации. Документы необходимо уничтожать со всеми копиями.
  1. После уничтожения документов необходимо оформить акт об уничтожении документов. Вы не обязаны составлять такой документ, однако он будет являться подтверждением факта уничтожения бухгалтерских документов. Вы можете указать в нем способ уничтожения документов (на бумажных и электронных носителях), перечень уничтоженных документов, их общее количество, основания для уничтожения.
Читайте также:  Справка из загса о заключении брака. образец заполнения и бланк 2020 года

Чтобы правильно составить акты на уничтожение бухгалтерских документов, ознакомьтесь с примером их заполнения.

Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов представлен ниже:

Источник: https://spmag.ru/articles/utilizaciya-buhgalterskih-dokumentov

Акт утилизации документов с истекшим сроком хранения

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Образец и бланк для скачивания 2020 года

Вывоз, переработка и утилизация отходов с 1 по 5 класс опасности

Работаем со всеми регионами России. Действующая лицензия. Полный комплект закрывающих документов. Индивидуальный подход к клиенту и гибкая ценовая политика.

С помощью данной формы вы можете оставить заявку на оказание услуг, запросить коммерческое предложение или получить бесплатную консультацию наших специалистов.

Каждая организация ведет документацию. Со временем полки архива заполняются по максимуму, и возникает необходимость искать места для хранения новой документации. Старыми бумагами в архиве считаются те, у которых вышел срок хранения.

Их можно утилизировать, но не все в один момент. Необходимо провести детальный анализ и осмотр бумаг, чтобы точно определить, от каких из них можно избавиться без серьезных последствий.

Просто так сжечь или выкинуть важные документы нельзя. Так можно попасть под ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов, и получить огромный штраф в несколько сотен тысяч рублей.

Это часто случается, когда фирма не может предоставить потребованную контролирующим органом бумагу, объясняя это тем, что она была уничтожена, или утеряна.

Кто занимается утилизацией документов

Утилизация документов требует создания специальной комиссии. Она должна состоять минимум из двух людей. Как правило, это работники из разных отделов организации, включая отдел, бумаги которого нужно уничтожить. Комиссия должна поставить свои подписи в акте об уничтожении документов.

Также нужно знать, что многие бумаги необходимо хранить на протяжении пяти лет, иначе существует угроза столкнутся с серьезными санкциями.

Порядок проведения процедуры

Порядок уничтожения документов условно делится на этапы. Сначала выделяются бумаги, для которых будет проводиться экспертиза ценности. Если они не отсортированы по годам, то начинают с этого. Как правило, это работа архивариуса или секретарей.

Когда документы подготовлены, комиссии нужно провести их экспертную оценку. Экспертиза ценности документов подтверждает то, что проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, они не несут никакой ценности для предприятия и в них не содержится важная информация, касающаяся того или иного дела.

После оценки следует составление специального акта. В нем перечисляются все документы, которые нужно ликвидировать. Когда уже есть акт, можно осуществлять саму процедуру утилизации бумаг. После ее проведения акт необходимо завизировать комиссией.

Что касается способов уничтожения документов, то их в настоящее время существует несколько:

  • Шредирование – самый популярный и простейший способ
  • Сжигание в специальных печах – наиболее экологичный и безопасный
  • Выездная утилизация – проводится специализированной компанией

Организации небольших масштабов могут проводить уничтожение документации самостоятельно, к примеру, методом разрезания бумаг.

Но, это возможно только при условии, что архивные документы не секретны, и у них закончился период хранения.

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, шредерным методом используют организации, которые имеют у себя стационарный установленный шредер.

Установка дает возможность одновременно уничтожать 7-85 листов документов. Шредерная машина может быть емкостью от 13 до 300 литров. Классификация шредеров основана на технике измельчения бумаг, которую они осуществляют.

  • Плоскорезы – режут листы тонкими полосами, которые сбрасываются потом в специальную емкость.
  • Крошители – измельчают документы в крошку. Такие установки проводят уничтожение архива, состоящего из секретных бумаг, а также уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения.
  • Шлифмашины – оборудованы специальным экраном, который дает возможность регулировать ширину измельчаемых листов.
  • Промышленные – задействуются для измельчения очень плотной бумаги.

Уничтожение документов способом сжигания может проводиться только специальными компаниями в соответствии с законодательством. Для этого задействуются специальные печи. В печах могут утилизироваться и другие носители информации, такие как флешки, диски, дискеты.

Работники организации, занимающейся утилизацией документов, запечатывают бумаги в специальную емкость, составляют договор о хранении с заказчиком и доставляют контейнеры с документацией на место уничтожения.

При выездной утилизации сотрудники специализированной компании выезжают в организацию заказчика для уничтожения бумаг на месте. Для осуществления операции задействуется промышленный шредер, установленный в грузовой машине. Он способен измельчить до двух тонн листов за один час.

Такая форма утилизации документов не считается полностью надежной. При большой необходимости и желании измельченные листы можно восстановить. Поэтому для секретных носителей информации такой метод не подходит.

После измельчения бумажные отходы прессуются, после чего следует их вывоз на место последующей переработки.

Составление акта об уничтожении документов

При составлении акта на уничтожение документов не существует строгого стандарта его оформления. Акт можно составлять в свободной форме, или используя образец того или иного предприятия.

В независимости от выбранного варианта оформления акта, он всегда имеет одинаковую структуру:

  • Документ начинается с шапки, которая содержит название организации.
  • Далее отдельно фиксируются члены комиссии.
  • Составляется специальная таблица или простой список, в котором перечисляются все подлежащие утилизации бумаги.
  • Если объем бумаг очень большой, их необходимо поделить по категориям и вносить в бланк в виде отдельных позиций.
  • В акте можно зафиксировать вес или объем уничтожаемой документации.

После составления акта необходимо, чтобы комиссия и руководитель организации поставили в нем свои подписи.

Оформляя акт можно использовать обычные листы бумаги формата А4, или же фирменные бланки компании. Заполнять его можно или на компьютере, или от руки.

Читайте так же:  Порча имущества мелкий ущерб

Количество экземпляров равно количеству людей из комиссии, плюс экземпляр для самой фирмы. Все экземпляры должны быть заверены соответствующим образом.

Инструкция по заполнению акта

В правой части листа в самом начале нужно разместить полное наименование организации, дату когда создается акт, номер документа, в зависимости от внутреннего документооборота.

[3]

В левой части листа необходимо указать информацию о руководителе организации: его должность, фамилию, имя, отчество. Одну строку необходимо оставить незаполненной. В ней руководитель позже поставит свою подпись.

Дальше, посередине прописывается название документа.

Основная часть акта должна обязательно отражать:

  • Основания , по которым можно осуществить ликвидацию документации (приказ, распоряжение директора, и т, д.). Также необходимо поставить дату, опись с порядковыми номерами документов.
  • Состав комиссии , включая ее членов и председателя, их должности, фамилии, имена, отчества.
  • Зафиксированную экспертную оценку и отобранные бумаги для утилизации с подробным их перечнем. Под списком или таблицей нужно указать их количество цифрой и прописью. Также необходимо внести в документ способ утилизации бумаг.

Потом можно передавать акт руководителю. Изучив его он лично заверяет его своей подписью.

Хранение акта

Когда бумаги уничтожены, акт составлен и завизирован, его передают для хранения в архив предприятия. Срок хранения актов об уничтожении документов установлен законодательством.

При необходимости, акт можно извлекать из архива и применять его для разрешения возможных появившихся проблемных ситуаций.

Акт на утилизацию образец бланк

  • Данный документ необходим для направления на утилизацию каких-либо документов, товаров, материалов.
  • Как правило, перед тем, как принять решение об уничтожении вещи, проходит проверка на ее полезные качества, может ли она пригодится в будущем.
  • Утилизация непригодного оборудования в организации
  • Например, перед утилизацией оборудование подлежит оценке его состояние.
  • И на основе его уже делаются выводы о том, как с ним поступить:
  • отдать на ремонт;
  • улучшить;
  • оставить в эксплуатации как есть;
  • списать;
  • или отправить на утилизацию.

Оргтехника и другое оборудование подлежит уничтожению если уже не удовлетворяет предъявленных к ней требований, не служит в том качестве, для какой цели было создано.

Итак, исследовав состояние вещи, составляется акт экспертизы ее технического состояния, в котором и говорится, что оно подлежит списанию. Это скорее формальная процедура, проводимая отделом бухгалтерии, результатом которой становится составленный акт списания основных средств.

Далее производится непосредственно утилизация оборудования, которая проводится специальной организацией. В завершении оформляется акт утилизации.

Утилизация документации

В архив каждой компании нуждается в периодической расчистке. Документы, хранящиеся там, выходят из срока исковой давности, теряют свое значение. Для этого работниками проводится инвентаризация, заключающаяся в проверке факта наличия и дат составления.

Так же определяется степень секретности, так как определенные бумаги, обладая секретными данными, необходимо не просто выбрасывать, а уничтожать, чтобы не допустить разглашения информации. Затем документы, определенные на утилизацию подлежат описи.

  1. Для самого акта уничтожения документов не предусмотрена законом строгая форма, его составляют в произвольном порядке.
  2. При этом учитывают следующее:
  3. Ниже расположен типовой бланк и образец акта на утилизацию вариант которого можно скачать бесплатно.

Акт об уничтожении документов образец бланк

Деятельности организации сопутствует объемный документооборот.

Со временем у некоторых хранящихся материалов, договоров, приказов и др. истекает срок давности, они теряют свое правовое значение, либо пропадает необходимость в их хранении по иным причинам.

  • Неактуальные материалы не выкидывают, потому что в них имеется конфиденциальная информация, а уничтожают.
  • Чтобы избавиться от таких документов, не привлекая сторонние компании, необходимо составить акт о том, что устаревшие и ненужные материалы уничтожены.
  • Составляем акт

В документ по уничтожению материалов могут входить такие, срок которых истек к первому января текущего года. Материалы из одного рода перечисляются группами.

Читайте также:  В каком размере производится доплата за совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания?

В акте указываем:

  • Дату и место составления.
  • Причину, по которой принято решение уничтожить материалы, указываем ссылки на внутренние документы или иные правовые нормы.
  • Перечисляем документы, указывая их название, крайнюю дату хранения, номера, группируя по отделам.
  • Указываем количество документов, которые планируется уничтожить по данному акту.
  • Далее указываются подписи ответственных лиц.

Материалы, которые предполагается уничтожить, могут передаваться в государственный архив. В таком случае дополнительно необходимо получить заверение из архивного учреждения постоянного хранения.

После всех заверений организация самостоятельно уничтожает ненужные материалы. Использовать их для черновиков и других целей запрещено.

Как уничтожаются документы

Для небольших объемов используется шредер, размельчающий листы с текстом на мелкие полоски. Можно также сжечь документы, но при этом следить, чтобы не возник пожар.

Есть еще один путь – отдать на уничтожение в специальную организацию. В этом случае создается акт сдачи-приемки документов, с указанием даты передачи, веса всех документов вместе, их количество.

Читайте так же:  Как проверить есть штрафы в гаи по гос номеру

В процессе передачи материалов и их уничтожения присутствует сотрудник организации, чтобы убедиться в том, что конфиденциальность информации сохранена.

После уничтожения материалов, к данному акту прикладывают документ, подтверждающий то, что материалы уничтожены. В таком акту также указать их количество и точный вес.

Ниже расположен типовой бланк и образец акта об уничтожении документов вариант которого можно скачать бесплатно

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

unichtozhenie_buhdokumentov.jpg

Похожие публикации

Хранить бухгалтерскую «первичку» и регистры нужно не менее 5 лет (если законом не установлены более длительные сроки). По истечении срока хранения документы можно утилизировать.

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения должно проводиться в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства. Просто выбросить документы или самовольно уничтожить их нельзя, в таком случае организация может стать субъектом административной или налоговой ответственности.

Как происходит процедура уничтожения бумаг, чем она регулируется, установлены ли законом способы ликвидации документов — ответы на эти и другие вопросы в нашем материале.

Законодательная база

Порядок хранения и уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения регламентируется, в частности:

  • Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Источник: https://kemprogress.ru/akt-utilizatsii-dokumentov-s-istekshim-srokom-hraneniya/

Акт на уничтожение документов

Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества. 

В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение.

Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало – при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек.

Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе.

Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов. Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.

Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д. По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков.

Зачастую позиции исчисляются десятками. При том, что чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов. Общее количество позиций может достигать сотни и более.

Количество позиций, как правило, показывает насколько тщательно и профессионально был произведен отбор документов к уничтожению.

Оформляется акт на уничтожение в соответствии с приложением N 4 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года. Если в акте на уничтожение указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.  

Акт на уничтожение утверждается руководителем предприятия – владелицы перечисленных в нем документов. Он в обязательном порядке согласовывается с экспертной комиссией организации. Если организация входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива, акт на уничтожения согласовывается с ним.  

В заключении акта на уничтожение документов и дел должна быть запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы.  К акту на уничтожение требуется приложить акт о проведенном уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса. Без завершающего документа акт на уничтожение не действителен, т.к. факт уничтожения не подтвержден.

Источник: https://blanker.ru/doc/akt-unichtozhenie-del

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.
Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.

Соответствующий приказ может выглядеть так:

  •                                  ЗАО «Актив»                              
                                                                             
  •                                    Приказ                                
  •                      О создании экспертной комиссии                       
  • Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:
  •                                ЗАО «Актив»                                
                                                                             
  •                                    Акт                                    

                                                                          
15 марта 2002 года                                                   N 43
                                                                         
                                                                         
     В связи  с  необходимостью  уничтожения  документов,  срок  хранения
которых истек,                                                           
     приказываю:                                                         
     1. Создать экспертную комиссию в составе:                           
     — председатель комиссии — юрист А.А. Иванов;                        
     — члены комиссии — главный бухгалтер О.В. Борисова;                 
                        секретарь М.И. Петрова.                          
     2. Экспертной комиссии подготовить  акт  о  возможности  уничтожения
документов, срок хранения которых истек.                                  
                                                                         
Директор ЗАО «Актив»                Васильев             /А.И. Васильев/ 

                  о выделении документов на уничтожение                   
                                                                         
21 марта 2002 года                                              г. Москва
                                                                          
     Экспертная комиссия в составе:                                      
     — председатель комиссии — юрист А.Л. Иванов;                        
     — члены комиссии        — главный бухгалтер О.В. Борисова;          
                               секретарь М.И. Петрова,                   
                                                                         
     составила  настоящий  акт  о  том,  что  в  результате   проведенной
экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения
которых истек (опись прилагается):                                       
     1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка).                        
     2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка).                           
     3. Кассовая книга за 1996 год.                                      
     4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996
год.                                                                     
     5. Банковские документы за 1996 год (1 папка).                      
     6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год  (2
папки).                                                                  
     7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за  1996
год (1 папка).                                                           
     8. Журнал учета доверенностей за 1996 год.                          
     9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).                         
     10. Главная книга за 1996 год.                                      
                                                                         
Председатель комиссии              Иванов                  /А.А. Иванов/ 
Члены комиссии:                    Борисова              /О.В. Борисова/ 

                                   Петрова                /М.И. Петрова/ 

После того как эксперты «благословят» уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.
После этого документы можно уничтожить любым способом — разорвать, отправить в шредер, сжечь.

Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.
Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт — о физическом уничтожении документов.

  1. Акт может выглядеть так:
  2.                               ЗАО «Актив»                                
                                                                             
  3.                                   Акт                                    

         об уничтожении документов, срок хранения которых истек           
                                                                          
28 марта 2007 года                                              г. Москва
                                                                         
     Экспертная комиссия в составе:                                      
     — председатель комиссии — юрист Иванов А.А.;                        
     — члены комиссии — главный бухгалтер Борисова О.В.;                 
                        секретарь — Петрова М.И.,                         
                                                                         
     составила настоящий акт о том,  что,  согласно  описи,  утвержденной
актом от 21 марта 2007 года, были  уничтожены  документы,  срок  хранения
которых истек.                                                           
     В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы  как
макулатура ОАО «Вторсырье» согласно накладной от 28 марта 2007  г.  N  ГВ
100256, которая прилагается к настоящему акту.                           
                                                                         
Председатель комиссии              Иванов                   /Иванов А.А./
Члены комиссии:                    Борисова               /Борисова О.В./

                                   Петрова                 /Петрова М.И./

Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.

Пример
Предположим, что ОАО «Вторсырье» заплатило «Активу» за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС — 18 руб.).
Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:
Дебет 50 Кредит 91-1
118 руб. — оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

18 руб. — начислен НДС к уплате в бюджет.

уничтожение бухгалтерских документовакт уничтожения печати

  • Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/doki/akt-unichtozheniya-dokumentov-s-istekshim-srokom-hraneniya

Ссылка на основную публикацию