Уведомление о получении трудовой книжки. образец и бланк 2020 года

С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа.

Электронная книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета.

Переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате.

Предоставить сведения о трудовой деятельности застрахованного лица работодатель может через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи или обратившись в Клиентскую службу территориального органа ПФР.

Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут также через Личный кабинет гражданина или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Формирование электронных трудовых книжек россиян начинается с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе.

Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной.

Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:
а) временной нетрудоспособности;
б) отпуска;
в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Уведомление о получении трудовой книжки. Образец и бланк 2020 года

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

Информация о работнике;
Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
Место работы;
Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
Вид поручаемой работы;
Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
Причины прекращения трудового договора.

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего месяца, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.
При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.
Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с территориальными органами Пенсионного фонда.
Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.
Работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:
1) принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
2) подготовка и обсуждение с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации;
3) обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
4) уведомление до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде .
При сохранении работником бумажной трудовой книжки:
1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;
2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года:
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
Обязанности и полномочия работодателя при ведении электронных трудовых книжек:

Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.

Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.

Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.
Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.
Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику
Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):
— в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
— при увольнении в день прекращения трудового договора.
Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.
В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность:
— за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;
— за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
— за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда.
Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.
Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующим федеральным законом:
Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым вносятся изменения:
— в Трудовой кодекс Российской Федерации и устанавливается возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;

— Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и вводится обязанность работодателей с 1 января 2020 г. представлять в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о трудовой деятельности работников.

Форма СЗВ-ТД представляемая работодателями в органы ПФР
Форма СТД-ПФР предоставляемая зарегистрированному лицу из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации
Форма СТД-Р предоставляемая работнику работодателем
Порядок заполнения формы СЗВ-ТД
Примеры заполнения формы СЗВ-ТД
Порядок заполнения формы СТД-Р
Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников»
Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»

Третий законопроект № 748758-7 вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях и устанавливает административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений, который внесен в Государственную Думу и принят 3 декабря 2019 г. в первом чтении.

Источник: http://www.pfrf.ru/etk

Уведомление работника о электронной трудовой книжке

По окончании 2019 года в Трудовой кодекс внесены важные изменения двумя Федеральными законами (№ 436 и № 439). Поправки коснулись вопроса ведения записей о трудовой деятельности сотрудников.

В частности, утвержден переход от трудовых книжек старого образца к электронному формату.

В свою очередь, работодатели обязаны проинформировать своих работников, выдав уведомление о электронной трудовой книжке по определенному образцу на бланке организации в регламентированные сроки.

Cуть перехода на электронный вариант

Общий курс проводимых реформ взят на упразднение максимального количества бумажных документов и перевода их на электронный документооборот.

Такое ранее произошло с отменой карточек СНИЛС в России, вводом электронных больничных листков. А вот теперь встал вопрос об отказе от бумажных носителей для отметок о трудовом стаже населения.

Процесс перехода начался с 01.01.2020 г. в добровольном порядке.

Электронные трудовые книжки обходятся без физического эквивалента и реализованы исключительно в цифровом виде. Все сведения о рабочей деятельности граждан будут храниться централизованно в единой базе данных.

А при необходимости получить документальное подтверждение, работодатель вправе запросить соответствующую выписку из ПФР.

Вместе с тем, работник сможет самостоятельно получить такой документ, обратившись в МФЦ или Пенсионный фонд.

Отказ от физических носителей пока не предполагает их полный вывод из документооборота. В свою очередь владельцы таких книжек могут оставить их и продолжать использовать. А вот людям, впервые трудоустроившимся с 2021 года уже классическая версия выдаваться не будет. Их трудовые перемещения будут храниться только электронно.

Законодательство об уведомлении о переходе на электронные
трудовые книжки

В связи с изменениями ТК РФ на работодателей возложен комплекс
мероприятий, которые необходимо провести в течение 2020 года. Одним из них
является уведомление о электронной трудовой книжке работника, в котором до
гражданина должно быть доведено:

Факт принятия новых правил формирования в электронном
формате данных о трудовой деятельности;
Наличие права у каждого сотрудника выбрать между
ведением трудовых записей в прежнем виде на бумажном носителе или перейти на
электронный формат;

Данные требования закреплены в 2 –ой статье 439 ФЗ. Вместе с
тем, от работодателей требуется выполнение еще двух важных условий:

Уведомить сотрудников они должны в срок до 1
июля 2020 года;
Проинформировать людей необходимо в письменном
виде.

Стоит отметить, что при выборе сотрудником прежнего варианта введения изменений о трудоустройстве, сведения о нем будут вестись как в бумажном виде, так и в электронном.

Кто готовит форму уведомления?

В организациях, как правило, подобные обязательства выполняют представители кадрового или бухгалтерского отдела. Поэтому, именно, данной категории специалистов необходимо позаботиться о вопросе постановке в известность персонала и подготовки шаблона документа.

Вместе с тем, на уровне руководства предстоит решить вопрос в какой форме будет выглядеть уведомление о электронной трудовой книжке:

Индивидуальный бланк для каждого сотрудника;
Единый документ для всего штата с подписью об
ознакомлении каждого работника;

Такие нюансы в законе не оговариваются. Как следствие, работодателю придется разобраться с этим по своему усмотрению.

Читайте: Действия работодателя с электронным больничным листом.

Уведомление о электронной трудовой книжке: образец

Хотя, уведомление о электронной трудовой книжке в большей степени является формальностью, пренебрежительно относиться к данной процедуре не стоит. Нарушения кадрового делопроизводства, а также федерального законодательства могут обернуться для работодателя крупным штрафом.

Для оформления данного документа со стороны государства не был установлен единый обязательный шаблон. Как следствие, бланк может быть подготовлен в произвольной форме. Но лучше придерживаться следующих рекомендаций для выдержки правил составления официальных бумаг:

Составлять уведомление на бланке компании с указанием ее реквизитов. Или использовать соответствующий штамп, если он есть в наличии;
Форму готовить для каждого работника в двух экземплярах, как и в случае любых кадровых перемещений (изменений). По одному для работодателя и сотрудника;
При занесении в бланк уведомляемого, указывать полностью его ФИО, а также должность;
Документ заверить подписью руководителя, а также добавить раздел для подписи ознакомленного лица;
Не забыть проставить дату передачи уведомления и печать учреждения.

Читайте: Штраф за отсутствие медицинской книжки.

Кроме того, в содержании необходимо передать фактическую
цель информирования:

Об изменениях в ТК и переходе на электронные трудовые книжки;
Необходимости определиться в каком виде будет вестись дальнейшие записи о работе;
О подаче заявления с выбранным вариантом в регламентированный срок (до начала 2021 года);
Что произойдет в результате выбора бумажной и электронной версии книжки. А также в случае, если заявление не будет подано в установленный период.

Читайте: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец).

Уведомление о получении трудовой книжки. Образец и бланк 2020 года

Скачать образец уведомления о введении электронной трудовой книжки.

Бланк уведомления о электронной трудовой книжке

Чтобы составить соответствующее уведомление ответственный специалист может создать собственный вариант бланка с учетом обязательных требований к нему. Или он может взять за образец вышеуказанный вариант. Тем не менее, удобнее воспользоваться готовым шаблоном в формате word, который можно быстро и легко отредактировать, сэкономив время.

Скачать бланк уведомления о электронной трудовой книжке.

Заключение

Итак, уведомление о электронной трудовой книжке — это неотъемлемая часть перехода от старого формата к новому.

Все работодатели с помощью данного документа должны в обязательном порядке проинформировать персонал о принятых изменениях до июля 2020 года. А также сообщить о последовательности необходимых действий.

Оформление бланка работодатели могут выбрать самостоятельно. Однако, текстовая часть составляется в рамках требований Федерального закона.

Банковская ячейка в Сбербанке: стоимость аренды и условия.
Как стать самозанятым лицом в России?
Райффайзенбанк справка по форме банка о доходах: образец бланка и заполнения.
Профессиональные вычеты по НДФЛ для ИП.

Источник: https://mytopfinance.ru/uvedomlenie-o-elektronnoj-trudovoj-knizhke/

Заявление на ведение электронной трудовой книжки: образец 2020 года

Статья акутальна на: Март 2020 г.

Уведомление о получении трудовой книжки. Образец и бланк 2020 года

Разговоры об отказе от бумажных трудовых книжек и введении вместо них электронных трудовых книжек (ЭТК) ведутся еще с 2017 года. И вот в конце 2019 года был принят федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, в соответствии с которым в ТК РФ вносятся изменения.

Суть изменений заключается в том, что с 2020 года сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде. Работодатели обязаны известить нанятый персонал о предстоящих нововведениях, для этого каждому человеку необходимо вручить уведомление о переходе на электронные трудовые книжки.

Как это сделать, расскажем далее.

Важные моменты закона о введении электронных трудовых книжек

С 2020 года работодателям нужно сдавать в ПФР новый персонифицированный отчет по форме СЗВ-ТД – сведения о трудовой деятельности по каждому работнику. Работникам данные о работе будут выдаваться в виде сведений по форме СЗИ-ТД. За неверное внесение данных и задержку выдачи сведений сотрудникам работодатели будут нести административную ответственность.

Работникам предоставлено право самостоятельно выбирать, в каком именно формате будут вестись их трудовые книжки: в виде бумажного документа или в электронном виде. Но с 2021 года на граждан, которые не имеют стажа и впервые поступают на работу, трудовые книжки будут оформляться только в электронном формате.

Необходимо зафиксировать факт согласия нанятого сотрудника на отказ от бумажной трудовой книжки или желание сохранить ее с помощью соответствующего заявления. Заявление можно написать в произвольной форме. Также кадровая служба может самостоятельно подготовить бланки заявлений и раздать их работникам.

Как работодателям подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки сказано в ст. 2 закона № 439-ФЗ

Утвердить новые локальные нормативные акты об электронных трудовых или внести изменения в ранее действующие. При наличии выборного органа первичной профсоюзной организации надо учитывать его мнение.

Внести соответствующие изменения в соглашения и коллективные договоры, обсудив их с представителями работников.

Вручить всем без исключения работникам уведомления о введении электронной трудовой книжки и поставить их в известность о праве выбора между бумажным и электронным форматом.

Технически подготовиться к передаче данных в ПРФ, приобрести соответствующее оснащение.

Уведомление об электронных трудовых книжках – порядок и сроки вручения

Уведомление работников об электронных трудовых книжках (образец приведен в конце статьи) – это письменно оформленный документ, сообщающий работникам о новых положениях трудового законодательства и о праве работника на выбор между бумажным и электронным вариантом ведения трудовой книжки. Унифицированной формы документа не существует, работодатель разрабатывает ее самостоятельно.

Уведомление о электронной трудовой книжке необходимо вручить каждому сотруднику до 30 июня 2020 года (включительно). Такое требование указано в ч. 1 ст. 2 закона от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ. Лучше сделать это под роспись, так как, если в будущем со стороны работника возникнут какие-либо претензии – работодатель сможет доказать свою правоту.

Уведомление можно вручить двумя способами:
передать лично в руки (под роспись на втором экземпляре или в специальном журнале);
отправить по почте заказным письмом с уведомлением.
Второй вариант используется, если сотрудник отсутствует на рабочем месте — находится в длительном отпуске, на больничном, в командировке, декретном отпуске.

Если работник откажется принимать уведомление, работодателю необходимо составить акт об отказе от подписи. Дополнительно можно перестраховать себя и отправить извещение работнику по почте.

Какие сведения надо включить в уведомление

Уведомление работника о введении электронной трудовой книжки нужно составить на фирменном бланке организации. В документе необходимо указать такие сведения:

дату и место составления;

полное наименование организации или Ф.И.О. ИП;

Ф.И.О. и должность сотрудника, которому адресовано уведомление, адрес проживания (при направлении почтой);

основание для уведомления (введение электронных трудовых книжек);
предложение сделать выбор между бумажным и электронным вариантом;
подпись руководителя или начальника кадровой службы, ответственного за уведомление работников;
подпись сотрудника о получении (с расшифровкой) и дата получения уведомления.

Как правильно составить уведомление об электронных трудовых книжках

Приведем примерную структуру уведомления:

В верхней части надо указать полное название организации или ИП, либо составить документ на фирменном бланке. Далее нужно прописать должность, Ф.И.О. получателя, указать полное наименование документа («Уведомление о введении электронной трудовой книжки»). Затем указывают дату и место составления.

Далее идет текстовая часть. Ее можно начать с вежливого обращения к сотруднику. К примеру, «Уважаемая Наталья Ивановна!». Затем необходимо изложить суть предстоящего нововведения. Логичнее начать с фразы «Уведомляем Вас, что в связи с изменением трудового законодательства с 1 января 2020 года …». Документ должен подписать руководитель или ответственное за уведомление должностное лицо.

В уведомлении следует указать просьбу к сотруднику определиться с выбором формата трудовой книжки и подать в кадровую службу соответствующее заявление в срок до 31.12.2020 г. Бланк заявления можно приложить к уведомлению.

Обратите внимание, что если сотрудник не подаст никакого заявления в течение 2020 года, работодатель обязан продолжать ведение его бумажной трудовой книжки. Выдавать трудовые на руки, сняв с себя ответственность за их хранение, можно только при наличии письменного заявления работника о переходе на электронный документ (п. 2 ст. закона № 439-ФЗ).

Cуть перехода на электронный вариант

Процесс перехода начался с 01.01.2020 г. в добровольном порядке.

Вместе с тем, работник сможет самостоятельно получить такой документ, обратившись в МФЦ или Пенсионный фонд.

Кто готовит форму уведомления?

Индивидуальный бланк для каждого сотрудника;
Единый документ для всего штата с подписью об ознакомлении каждого работника;

Прощаемся с бумажной трудовой книжкой

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

— Иван Иванович, объясните, пожалуйста, что будут включать в себя «сведения о трудовой деятельности работника», которые в народе уже получили название электронной трудовой книжки? И где будут размещаться такие сведения?

— С 2020 г. сведения о работе, которые традиционно вносятся в трудовые книжки, будут формироваться в электронном виде и называться «сведения о трудовой деятельности работника».

Это основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, включающая сведения о работнике, о выполняемой им работе, о переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также об основаниях прекращения трудового договора.

Сведения о трудовой деятельности будут представляться работодателем в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации.

— Но получается, что не все сведения из бумажной версии книжки будут фигурировать в электронной версии?

— Да, это так. Для передачи сведений в ПФР подготовлена форма (СЗВ-ТД), объем сведений которой максимально приближен к сведениям, содержащимся в трудовой книжке.

Их достаточно для формирования пенсионных прав работника. Однако есть и отличия. В отчете не будет сведений об образовании, обучении, награждениях и ряда других, присутствующих в трудовой книжке.

Идентификация работника будет проводиться по номеру СНИЛС.

Если, например, работник пожелает довести до нового работодателя информацию о своих заслугах на прежних местах работы, он может принести оттуда копии приказов о поощрениях и награждениях.

А если новый работодатель захочет удостовериться в подлинности документов о профессиональном или дополнительном профессиональном образовании, он сможет с согласия работника запросить необходимую информацию в учебном заведении или самостоятельно проверить ее на сайте Рособрнадзора, заполнив специальную форму, либо в Федеральном реестре сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучени и Правила, утв. Постановлением Правительства от 26.08.2013 № 729 .

В электронной трудовой книжке будут отражаться только сведения, необходимые для формирования пенсионных прав работника.

— С какого момента переносить данные из бумажной трудовой книжки в электронный аналог? С самого начала трудовой деятельности работника?

Например, в середине 2020 г. к вам выйдет сотрудник, который впервые устроился на работу в 2001 г. и с периодичностью раз в год/в два года менял место работы. Все эти сведения не нужно вносить в электронную систему. В нее перенесете только сведения о работодателях, у которых он трудился начиная с 1 января 2020 г.

— Если человек впервые устраивается на работу после 1 января 2020 г., ему нужно будет заводить трудовую книжку на бумажном носителе?

— Да. Следующий год будет переходным, и работникам, впервые устраивающимся на работу в течение 2020 г., трудовые книжки будут по-прежнему оформляться в бумажном виде.

С 1 января 2021 г. сведения о трудовой деятельности людей, впервые поступающих на работу, будут формироваться уже только в электронном виде и трудовая книжка на указанных работников оформляться не будет.

— Каким образом работодатель при приеме на работу сотрудника получит сведения о его предыдущем месте работы, должности и периоде работы?

— В 2020 г. сведения о предыдущих местах работы работодатель еще сможет узнать из трудовой книжки, которую работник будет предъявлять при приеме на работу. В дальнейшем доступ к полным сведениям о трудовой деятельности будет иметь сам работник.

А при приеме на работу новый работодатель, помимо прочего, вправе потребовать у работника такие документы:

• в 2019 г. — трудовую книжк у ст. 65 ТК РФ ;

• с 2020 г. — сведения о трудовой деятельности, например, в виде справки в распечатанном виде либо в электронной форме с цифровой подписью.

Другими словами, при трудоустройстве гражданин будет обязан передавать эти сведения новому работодателю. Если по какой-то причине он не получил их у бывшего работодателя, гражданин вправе обратиться за сведениями о своей трудовой деятельности в отделение ПФР, в МФЦ или получить их через личный кабинет на сайте ПФР или на портале госуслуг.

— Новый работодатель сам не сможет запрашивать у предшествующего работодателя сведения о трудовой деятельности соискателя или принимаемого на работу нового сотрудника?

— Сможет, но только с письменного согласия трудоустраивающегося к нему работника. Так как передача прежним работодателем новому работодателю сведений о трудовой деятельности является передачей персональных данных третьему лицу.

— Какое заверение работодателем сведений о трудовой деятельности будет считаться надлежащим? Будут ли для такого заверения какие-то особые требования?

— Пока введение особых требований к заверению сведений о трудовой деятельности не предполагается.
• наименование должности лица, заверившего сведения, его собственноручную подпись и ее расшифровку;
• дату заверения выписки из документа.
Сведения в электронном виде будут предоставляться, очевидно, по форме, приближенной к статистическому отчету.
— Работодателю нужно будет как-то специально готовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

— Да. Ряд мероприятий потребуется провести уже в 2019 г. К примеру, нужно:

• установить программное обеспечение для передачи сведений в ПФР;

• завести адрес электронной почты, на который работники будут направлять запросы о предоставлении им сведений о трудовой деятельности;

• проверить локальные нормативные акты, регулирующие вопросы ведения трудовой книжки, в частности дополнить их положениями, связанными с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде и постепенным уходом от бумажных трудовых книжек;

• разработать и утвердить формы уведомления работников о переходе на электронные трудовые книжки и заявления для сотрудников, которые изъявят желание продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Работники, которые хотят, чтобы и после 2020 г. их трудовая книжка велась в бумажном виде, должны подать своему работодателю соответствующее заявление

— Предположим, работник написал заявление о том, чтобы его трудовую книжку продолжали вести в бумажном виде. Для работодателя это означает, что он обязан и электронные сведения о трудовой деятельности сотрудника подавать, и его бумажную книжку заполнять?

— Да. Начиная с 2020 г. работодатели будут обязаны:

• письменно уведомить всех работников о переходе на электронные трудовые книжки, в том числе разъяснить сотрудникам право подать в течение 2020 г. заявление о продолжении ведения трудовых книжек;

• подавать в ПФР сведения о трудовой деятельности всех своих работников в электронном виде;
• продолжать вести бумажные трудовые книжки в установленном порядке.
— А что нужно будет делать с бумажной трудовой книжкой тех работников, которые не напишут заявление о продолжении ведения такой книжки?

— Если в течение 2020 г. кто-то из работников такое заявление не подаст, начиная с 1 января 2021 г. им нужно будет выдавать трудовые книжки на руки. И работодатель освобождается от ответственности за их хранение.

Если работник не сможет по каким-либо причинам получить трудовую книжку, нужно будет направить ему по месту жительства уведомление о необходимости ее получения или дачи согласия на направление трудовой книжки по почте. При отсутствии такого согласия работодатели обязаны будут продолжать хранить трудовые книжки у себя.

— Когда и каким образом будет прекращено ведение трудовых книжек на бумажном носителе?

— Как я уже сказал, в отношении работников, которые в течение 2020 г. не изъявят желание продолжать вести бумажные трудовые книжки, они перестанут вестись с 2021 г.

Для работников, подавших заявление о продолжении ведения их бумажных трудовых книжек, книжки нужно будет вести до окончания 2026 г.

Предполагается, что начиная с 2027 г. формирование сведений о трудовой деятельности будет осуществляться только в электронном виде. Трудовые книжки на бумаге не будут вестись вообще.

— Будут ли установлены сроки, в течение которых работодатель обязан хранить сведения о трудовой деятельности уволившегося работника?

Источник: https://TrudGid.ru/trudovaya-knizhka/zajavlenie-na-vedenie-jelektronnoj-trudovoj-knizhki-obrazec-2020-goda.html

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения: образец

Работодатель должен вернуть трудовую книжку уволенному наемному сотруднику. Это нужно сделать в день фактического расторжения договора с конкретным работником. Помимо этого, руководство организации производит расчет с выбывающим гражданином и выдает ему дополнительную документацию, касающуюся работы. Данные правила четко оговорены частью 4 статьи 84.1 ТК РФ.

Если человек не может самостоятельно забрать документы, организация высылает такому работнику надлежащее уведомление о необходимости получения трудовой книжки.

В каких случаях составляется уведомление для работника?

Трудовая книжка – важнейший документ, официально подтверждающий наличие у гражданина опыта работы. Однако не все граждане при увольнении своевременно её забирают. Практика показывает, что данное обстоятельство может быть продиктовано разными причинами.

Если уволенный гражданин не приходит за трудовой книжкой, работодатель высылает ему специальное уведомление – официальное напоминание. Такое правило четко оговорено ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.

Данной бумагой бывший сотрудник фирмы оповещается о том, что ему следует прийти и забрать личный документ. Руководство компании вынуждено напомнить уволенному работнику о получении персональной документации по бывшему месту работы, чтобы соблюсти требования законодательства и избежать штрафных санкций.

Ведь ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ оговорено, что именно работодатель обязан позаботиться о том, чтобы уволенный гражданин вовремя получил трудовую книжку – непосредственно в день прекращения трудовых отношений. Днем увольнения считается последний день деятельности человека в организации, что установлено ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ.

Ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ определено следующее:

Работодатель вынужден официально напомнить уволенному сотруднику о необходимости получения трудовой книжки, если такой сотрудник не пришел за ней в день своего увольнения или, как вариант, отказался её получить. Чтобы сделать это, руководство компании высылает человеку соответствующее уведомление. Получив напоминание о необходимости получения, гражданин должен либо явиться в организацию, либо предоставить разрешение на почтовую отправку этой книжки.
Если работодатель выслал такое напоминание, он уже не будет привлекаться к ответственности за невыдачу. Со дня отправки бывшему работнику соответствующего уведомления руководство организации не отвечает за возникшую задержку.
Гражданин, который после увольнения не получил трудовую книжку, должен письменно обратиться с этим вопросом к бывшему работодателю. В этом случае компания должна вернуть данную книжку её владельцу – бывшему сотруднику – на протяжении 3 рабочих дней, отсчитываемых со дня подачи надлежащего обращения.

Самый лучший вариант – отправка уведомления заказным письмом. Такое письмо должно содержать перечень вложений и предусматривать извещение отправителя о том, что оно было передано адресату.

Любой работодатель должен быть готов документально подтвердить факт отправки напоминания. Извещение с почты – лучшее доказательство того, что руководство компании выполнило свои обязанности.

В определенных случаях трудовую книжку может забрать не её владелец, а уполномоченный представитель уволенного гражданина. Такое практикуется, если бывший работник находится под стражей или призван на армейскую службу. У данного представителя должна быть надлежащая доверенность на получение.

Как оформить при необходимости забрать трудовую книжку после увольнения?

Напоминание бывшему сотруднику о необходимости получения персональных документов составляется в произвольной форме. Строгие требования к оформлению этой бумаги не установлены законодательством. Рекомендуется только соблюдать общие правила совершения документооборота. Если имеется фирменный бланк, можно использовать именно его.

В документе следует отразить такую информацию:

Наименование компании, её реквизиты.
Порядковый (регистрационный) номер документа.
Дата оформления этой бумаги.
Сведения о бывшем работнике – адресате отправляемого уведомления. Прежде всего, нужно указать ФИО данного получателя, его корректный адрес, прочие контакты.
Название бумаги, отражающее её смысловую нагрузку.
Формулировка оповещения – напоминание о том, что уволенный получатель данного уведомления должен получить трудовую книжку.
Дата состоявшегося увольнения.
Работодатель должен предложить почтовую отправку (как вариант).
Сведения о составителе данного уведомления (ФИО, должность), а также его расшифрованная подпись. Это может быть, например, кадровый специалист фирмы.
Печать компании (если используется).

Важный нюанс – запрещается отправлять трудовую книжку вместе с данным уведомлением.

Иначе говоря, работодатель должен сначала выслать физлицу соответствующее напоминание. Если бывший работник даст письменное согласие на получение книжки почтой, можно использовать вариант почтовой отправки.

Скачать образец на получение

Скачать образец уведомления на получение трудовой книжки после увольнения.

Источник: https://9trud.ru/uvedomlenie-na-poluchenie-trudovoy-knizhki/

Электронные трудовые книжки с 2020 года: как переходить и что делать работодателю | СБИС

11 января'20

Государство планирует переход на электронные трудовые книжки в 2020 году. Теперь сведения о трудовой деятельности должны храниться на серверах Пенсионного фонда, а работодатели — передавать в госорган еще один отчет.

Процесс регулируют сразу несколько законов:

Переход неизбежен – трудовые книжки станут электронными уже в ближайшем будущем. Что именно поменяется в работе кадровиков и бухгалтеров? Разбираемся вместе.

Зачем нужен переход: плюсы и минусы

Электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Как перейти на трудовые книжки

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ по составу идентичный бумажному. Из него по-прежнему можно узнать место и периоды работы, должность и квалификацию, даты приема и перевода, основания увольнения. Электронная трудовая книжка, как и бумажная, используется для расчета пенсии. Только теперь она хранится в зашифрованной базе данных Пенсионного фонда.

Переход на ЭТК – одна из ступеней национального проекта «Цифровая экономика». По замыслу законодателей, электронные трудовые книжки дадут сплошные плюсы всем сторонам.

Цифровой формат снимает с кадровика часть работы. Без помарок писать от руки и нести ответственность за хранение больше не понадобится.

Электронная версия трудовой позволит принимать на работу дистанционно, без проволочек с бумажными документами. С облегчением вздохнут те, у кого в штате есть удаленные сотрудники.

Оформлять трудовые книжки сможет даже тот, кто не умеет этого делать. Специфический процесс ведения бумажных трудовых заменяется отправкой стандартной электронной отчетности.

Электронная трудовая позволяет владельцу видеть, кто и что туда записывает. Она не спрятана в сейфе отдела кадров.

Для получения виз, пособий в органах соцзащиты, кредитов в банках не нужно оформлять заверенные копии трудовой. Выписку можно скачать самостоятельно в любой момент.

Электронную трудовую невозможно потерять. А вот потеря бумажной трудовой обрекает человека на скитания по адресам бывших работодателей, сбор справок и сидение в архивах.

Увеличивается сохранность данных. Страницы не истреплются, чернила не выцветут.

Манипуляции со стажем исключены. ЭТК нельзя подделать: удалить пункт трудовой биографии, накинуть себе пару рабочих лет, допустить неточность, которая повлияет на размер пенсии.

Процесс формирования пенсий становится прозрачным. С помощью электронных трудовых сбор сведений о стаже легко контролировать.

Наш эксперт шаг за шагом описывает работу с электронными трудовыми книжками и отвечает на вопросы, которые могут возникнуть в процессе.

С 1 января 2020 года вводятся электронные трудовые книжки, но оформлять новые бумажные еще можно. Пенсионный Фонд подчеркивает, что для сотрудников переход на электронные трудовые книжки – дело добровольное.

До конца 2020 года у них есть право написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки: в бумажном или в электронном виде. Если человек выбирает электронный формат, бумажную книжку он получит на руки.

Если сотрудник просит продолжить вести бумажную версию или вовсе молчит, то для него обе книжки будут существовать параллельно.

С 1 января 2021 года оформлять новые трудовые на бумаге нельзя. Для всех, кто начнет свою трудовую деятельность после этой даты, будут действовать только электронные трудовые книжки.

Все, что раньше фиксировалось на бумаге, теперь записывается и передается в цифровом виде. Иными словами, трудовые книжки превратились в еще одну электронную отчетность в Пенсионный Фонд.

Работодатели вносят записи в электронную трудовую книжку с помощью отчета «Сведения о трудовой деятельности работников» (СЗВ-ТД). Он подписывается электронной подписью и сдается в госорган через интернет.

Пенсионный фонд утвердил порядок заполнения формы в Постановлении №730п от 25.12.2019. Сдавать отчет на бумаге имеют право только работодатели, у которых в штате числится меньше 25 человек.

Как выглядит форма СЗВ-ТД, показывает заполненный образец.

Отчет СЗВ-ТД сдается, только если в компании произошли какие-то кадровые изменения или работник заполнил заявление о выборе трудовой книжки (бумажная или электронная). Список мероприятий, которые отражаются в отчете, и соответствующие им коды:

4 —

установление (присвоение) второй и последующей профессии,

специальности, квалификации,

6 —

запрет занимать должность (вид деятельности).

Если в организации не регистрировали заявлений о формате книжки, никого не принимали, не увольняли и не переводили, отправлять отчетность не нужно.

В СБИС отправить форму СЗВ-ТД можно в один клик.

Титульный лист со сведениями о работодателе заполняется автоматически. Ввести данные о трудовой деятельности тоже легко. Не нужно запоминать коды. Система предложит выбрать нужное мероприятие из списка, а должность и подразделение — из штатного расписания. Наглядный перечень всех, кто попал в отчет, отображается на вкладке Сотрудники.

В 2020 году форма СЗВ-ТД сдается каждый месяц не позднее 15 дней с момента его окончания. Соответственно, если в январе в компании произойдет какое-то кадровое событие или сотрудник напишет заявление о выборе формата книжки, отчет о трудовой деятельности нужно будет отправить в ПФР до 17 февраля, т.к. 15 число выпадает на выходной.

В течение 2020 года в каждую отправку нужно будет добавить еще и предыдущую запись трудовой, актуальную на 1 января 2020 года. На тех сотрудников, которых не коснутся кадровые изменения или которые не смогут заполнить заявление о выборе формата трудовой, эту запись нужно будет передать в ПФР не позднее 15 февраля 2021 года.

СБИС напомнит о необходимости сдать отчет до определенной даты.

В 2021 году график отчетности о трудовой деятельности поменяется. При приеме и увольнении форму нужно будет отправлять сразу же: не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа. Для отчетов о переводах и поданных заявлениях действует прежний график — ежемесячно, не позднее 15-го числа.

В день прекращения трудового договора работодатель выдает сотруднику форму Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р). Это выписка из трудовой. Ее можно сохранить в электронном виде или распечатать.

Если выдать форму в день увольнения невозможно, ее следует отправить сотруднику заказным письмом. Не только увольняемый, но любой сотрудник в любое время может попросить предоставить ему выписку из электронной трудовой книжки.

В этом случае выдать форму СТД-Р нужно не позднее трех дней с даты получения запроса.

СБИС формирует выписки автоматически, как только вы заполнили данные по сотруднику в отчете СЗВ-ТД.

Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя: удостоверения, пластиковой карточки, ключа или чего-то подобного. Сведения из электронной трудовой книжки можно увидеть в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуги по своему логину и паролю.

Если требуется предоставить сведения из электронной трудовой книжки, то нужно сделать выписку из нее. Выписку можно распечатать или сохранить на флешку:
― самостоятельно из Госуслуг или из личного кабинета ПФР,
― в любой клиентской службе Пенсионного фонда,
― в МФЦ «Мои документы»,
― у последнего работодателя, правда, только за период работы на этом месте.

Мы составили пошаговую инструкцию по переходу на электронные трудовые книжки, чтобы вы не упустили мелочей.

До 17 февраля 2020 года передайте в ПФР информацию о приемах на работу, переводах и увольнениях за январь по форме СЗВ-ТД. В течение года делайте это каждое 15-число месяца. Уволенным сотрудникам выдавайте форму СЗД-Р.

До 30 июня 2020 года обязательно расскажите сотрудникам об изменениях в законодательстве и об их праве сохранить бумажную трудовую книжку. Можете процитировать закон или описать суть своими словами.

До конца 2020 года соберите со всех сотрудников заявления о выборе формата трудовой. Эту информацию нужно будет отправлять в отчете СЗВ-ТД ежемесячно по мере появления. Последний срок сдачи — 15 февраля 2021 года.

Всем, кто выбрал электронный формат, внесите в бумажные трудовые запись о поданном заявлении и выдайте книжки на руки. Всем, кто выбрал бумажный вариант или промолчал, сохраните книжку, но не забывайте, что для таких сотрудников обе версии трудовой существуют параллельно.

Записи об этих людях придется вносить и в бумажную версию, и включать в отчеты СЗВ-ТД.

Если нужно, скорректируйте коллективные договоры и внутренние регламенты, описывающие работу с трудовыми книжками в вашей организации. Добавьте в тексты порядок работы с отчетностью и определите ответственных.

Если за отчетный период вы никого не приняли на работу, не перевели, не уволили и не получили ни одного заявления о выборе формата трудовой от сотрудников, отчитываться по форме СЗВ-ТД не нужно. Отчитаетесь, только если произойдет какое-то из этих событий.
Пенсионный фонд гарантирует, что его информационные системы надежно защищены. Информация хранится в распределенных системах, которые не обрушатся от вирусной атаки, хакерского взлома или банального сбоя.
Помимо ПФР и работника доступ к информации из электронной трудовой получат государственные органы и суды.
Нет, на электронные трудовые книжки переходят абсолютно все работодатели. Даже те, у которых собственник является единственным сотрудником. Для организаций, у которых в штате работает меньше 25 человек, действует лишь право выбора формата отчетности. Они могут сдать в госорган бумажную форму СЗВ-ТД.
В ПФР уже имеется вся информация о трудовой деятельности граждан. Она была переведена в электронный вид еще до принятия закона. Электронная трудовая нужна скорее для автоматизации сбора новых сведений.
При приеме на работу сотрудник вместо бумажной трудовой книжки предоставляет работодателю форму СТД-Р, ту самую выписку из электронной версии. Сведения оттуда работодатель заносит в свою учетную систему. На основе этих данных рассчитываются больничные и стаж.
Нет, внесение информации о поощрениях и взысканиях не предусмотрено.
Да, отчет на совместителей заполняют так же, как и на обычных сотрудников.
Если заявления нет, вы отражаете сведения о человеке в обеих книжках: и в отчете, и на бумаге. Предполагается, что работодатель все же соберет со всех сотрудников заявления до конца 2020 года. Писать заявления можно будет и после этой даты, но только если в 2020-м году сделать выбор не получилось по объективной причине. Человек находился в декрете, на длительном больничном или не исполнял трудовые обязанности.
Ответственность установлена за неоднократное нарушение сроков отправки, предоставление неполных или недостоверных сведений. Если проблема возникнет два раза или более, должностному лицу вынесут предупреждение.
Новая схема работы потребует времени на изучение. Но не стоит верить сплетням о том, что нагрузка станет неподъемной. Если без эмоций вникнуть в ситуацию, процесс становится не столь сложным. СБИС в любом случае поможет справиться с новыми задачами и не проворонить сроки.