Письмо-напоминание. образец заполнения и бланк 2020 года

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу.

Как правильно написать письмо-напоминание?

Существует специальный бланк, который используется для написания данного вида письма, в нем должна содержаться определенная информация, а именно реквизиты компании, которая инициирует отправку.

Список реквизитов включает в себя:

• Название компании;
• Адрес компании;
• ИНН;
• КПП;
• Телефон;
• Контактное лицо (при необходимости).

Как вариант, письмо можно подготовить на фирменном бланке компании, это поможет избежать необходимости прописывать все реквизиты от руки.

Согласно требованиям, данный вид документов направляется конкретному лицу. Информацию о нем, а именно ФИО, должность и название организации, интересы которой он представляет, нужно записывать в правом верхнем углу.

Основной текст письма обычно оформляется в свободной форме. Но желательно сохранять целостную структуру письма:

• Причина обращения (используя слова «по причине..», «в связи с… »)
• Суть обращения (зависит от повода для написания письма)

Одной из основных причин написания подобного письма бывает напоминание о необходимости исполнения обязательств по соглашению или договору, а также об оплате имеющихся задолженностей или об исполнении каких-то других действий.

На письме ставится подпись автора и дата. Если есть необходимость, то его регистрируют в журнале для исходящих документов. После этого письмо-напоминание посылается адресату любым подходящим способом.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено {amp}gt; 8000 книг

Как правильно написать письмо-напоминание?

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Письмо-напоминание служит для того, чтобы напомнить тому, кому оно адресовано о каком-то важном моменте, например, о сроке выполнения обязательств или о какой-то выплате.

Напоминание в письменном виде принято посылать тогда, когда устное напоминание не привело к желаемому результату.

Письмо-напоминание, составленное по всем правилам, и зарегистрированное в исходящей документации его отправителя, требует реакции от того, кому оно адресовано. Не важно, в устной или в письменной форме, либо в виде каких-либо действий.

Не смотря на то, что информационные письма могут составляться в свободной форме, имеются определенные правила, которые необходимо соблюдать при их оформлении.

Попробуйте другие методы

Кадры из фильма «Гарри Поттер и философский камень»

Все мы обычно полагаемся на электронную почту — и не зря. Это удобный и простой способ связи.

Но порой наша почта бывает настолько завалена, что некоторые письма просто теряются. Человек прочитал ваше сообщение и решил ответить на него позже — вот только «позже» так никогда и не наступает.

Если вы просто надеетесь получить ответ (например, от работодателя), то лучше продолжать полагаться на электронную почту. Но если же вам срочно нужно решить вопрос, лучше встать из-за компьютера и попробовать другие методы достучаться до нужного человека.

Позвоните ему, подойдите к его рабочему месту (если это ваш коллега) или напомните о вашем деле на обеде. Да, возможно, из-за этого вы можете показаться назойливым. Но в минуты отчаяния приходится прибегать к отчаянным методам.

Опишите ваши дальнейшие действия

Если у вас ничего не получается, стоит указать в письме, что вы будете делать, если не получите ответа. Бывает так, что ни один метод не срабатывает, и вам не отвечают. И это не значит, что вам нужно сдаваться. Вам надо приспособиться к сложившейся ситуации и двигаться дальше.

Обычно вы понимаете, что это последнее письмо-напоминание и последний шанс заставить человека вам ответить. Закончите такое сообщение словами о том, что произойдет, если вы не получите желаемого.

«Если я не получу графики в срок, мне придется закончить отчет без них и сообщить, что я так и не получил(а) их от вас»

Звучит жестче, чем вы привыкли писать? Разумеется. Но это работает.

Гробовая тишина в ответ на ваши письма очень сильно раздражает — но еще больше бесит, когда вам срочно нужен ответ, а его все нет. В таком случае придется отказаться от привычной деликатности.

Воспользуйтесь этими советами, и шансы, что вы получите долгожданный ответ, возрастут. Но что если они не помогли? Что ж, по крайней мере, вы пытались сделать все возможное.

Источник.

12 способов выглядеть умнее в электронной переписке

15 непрофессиональных email-привычек, из-за которых вас могут отправить в спам

Как правильно знакомить людей по почте

Источник: https://bank-k.ru/obrazets-napominaniya-nuzhno-zabrat/

Письмо напоминание образец составления 2020

Письмо-напоминание составляется в разных ситуациях, однако главная цель документа – уведомление партнера о наступлении важных событий, необходимости исполнения им своих обязательств.

При этом составление документа в первую очередь полезно для компании-отправителя.

Именно напоминание послужит одним из основных доказательств того, что юридическое лицо предприняло все меры для разрешения разногласий мирным путем, но бездействие второй стороны вынудило его обратиться в суд.

Ранее мы приводили примеры составления деловых писем, ознакомиться с их образцами вы можете тут.

Назначение письма-напоминания

Отправка письма напоминания может быть связано со следующими причинами, например:

• о ранее высланном коммерческом предложении;
• о выполнении обязательств в соответствии с договором, дополнительным соглашением, другими документами;
• о поставке товаров, выполнении услуги;
• о денежном переводе в оговоренные сроки;
• о наступлении важного мероприятия;
• о начале или продолжении проведения переговоров и др.

Письмо может быть составлено любым уполномоченным на то сотрудником в соответствии со сложившейся системой иерархии. Например, напоминание на имя главного директора корректно отправить также от руководителя компании. Письмо в адрес бухгалтерии о выставлении счета можно направить бухгалтеру, напоминание об ответе на коммерческое предложение – менеджеру по продажам и т.п.

Образец письма напоминания и правила составления

Структура письма-напоминания достаточно простая – она включает в себя такие разделы:

1. Наименование отправителя – название, адрес, контактные данные организации, а также ФИО и должность сотрудника, действующего от имени компании. Номер и дата документа в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
2. Наименование получателя – должность, ФИО, название компании.
3. Название документа – например: «Напоминание о перечислении оплаты товара по договору поставки».
4. Собственно текст письма. Здесь важно коротко описать ситуацию, сослаться на текст заключенного соглашения, при необходимости – на законодательные нормы. Отправитель указывает на то, что его компания уже выполнила взятые обязательства, поэтому ожидает перевода средств или исполнения других шагов.
5. При необходимости в конце письма указывают на возможную необходимость обращения в суд, если получатель проигнорирует обращение.
6. В конце ставится дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы, должность), печать компании.

Письмо с напоминанием можно составить как на обычном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. При оформлении можно ориентироваться на такой образец.

Письмо-напоминание следует составить в 2 одинаковых оригинальных экземплярах – один отправляется получателю, другой остается у отправителя. Его нужно сохранить в качестве дополнительного доказательства на случай возможных судебных разбирательств.

На что обратить внимание при составлении письма с напоминанием

Вне зависимости от цели составления напоминания отправитель должен добиться своей цели, т.е. привлечь внимание заочного собеседника и замотивировать его на выполнение нужных действий. Для этого следует придерживаться общих правил:

1. Писать кратко и информативно – все письмо должно занять 2-3 абзаца, максимум 1 страницу.
2. Четко обосновать необходимость действий, сославшись на конкретный пункт договора или законодательные нормы.
3. Четко описать желаемые действия – поставить товар в течение 1 месяца и т.п.
4. Ясно дать понять, что при игнорировании письма компания подаст исковое заявление с требованием компенсации возникшего ущерба.

Порядок отправки и срок ответа

Руководитель и другие уполномоченные сотрудники организации самостоятельно определяют форму, порядок составления и отправки письма. Сделать это можно:

• по электронной почте;
• по Почте России;
• через курьера, частную службу доставки;
• по факсу.

Предпочтительнее всего направить напоминание в виде физического письма, которое можно вручить лично в руки руководителю, его заместителю или секретарю. В таком случае у отправителя на руках останется уведомление о вручении – дополнительное доказательство того, что сторона пыталась урегулировать разногласия в досудебном порядке.

Конкретные сроки ответа на письмо-напоминание не установлены за исключением тех случаев, когда они прямо прописаны в договоре. Поэтому организации должны исходить из общепринятых традиций, сложившихся в деловой практике: компания отвечает на письмо в пределах 1-2 рабочих недель (максимум 30 календарных дней с момента получения).

При этом отправитель может сам установить срок ответа, определи его так: «Ожидаем вашего ответа в течение 10 рабочих дней, после чего будем вынуждены обратиться в судебную инстанцию для восстановления своих прав».

Поделиться ссылкой:

(1

Источник: https://2ann.ru/pismo-napominanie/

Как составляется письмо-напоминание

• Упростите работу с документами!
• Онлайн-сервис для автоматического заполнения документов Узнать больше >>

• Образцы доверенностей и коммерческих предложений
• Автоматическое заполнение типовых форм документов
• Печать документов с изображением подписи и печати
• Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
• Отправление документов по email прямо из системы

Бизнес.Ру – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Даже в нашу эпоху электронной почты бумажные письма по-прежнему используются различными организациями для рассылки различных объявлений, счетов, поздравительных открыток и пр.

У текстов рассылаемой корреспонденции может быть различный характер – они могут поздравлять с чем-то или выражать в чём-то упрёк, содержать радостные для получателя сведения или печальные.

Ещё в письме-напоминании могут содержаться сведения о приближении сроков поставки товара или оплаты каких-либо услуг, если автор письменного напоминания опасается о возможном их нарушении. Письма-напоминания обычно печатаются и отсылаются тогда, когда отправителю не удалось дозвониться к адресату по телефону, встретиться с ним лично или же если правилами их деловых взаимоотношений предусмотрено исключительно письменное общение.

В тексте письма с напоминанием может быть приведена ссылка на определённый документ, в котором излагаются обязательства обеих сторон.

Также в письме подобного рода может содержаться дополнительная информация, которая разъясняет или уточняет позицию автора либо содержит какие-то новые сведения, неизвестные адресату.

Также в напоминающих письмах может быть явное или завуалированное предупреждение о возможности применения некоторых санкций, если тот человек, которому адресовано письмо, не выполнит те или иные обязательства.

1. Скачать образец письма-напоминания (Word)
2. Автоматизировать отправку писем-напоминаний с помощью Класс365 >>
3. (Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Письмо-напоминание должно быть составлено тактично, не содержать категорических требований или угроз, его назначение – лишь напомнить адресату о соблюдении норм законодательства или каких-либо условий контракта. Данное письмо может быть напечатано на фирменном бланке предприятия или на обычном бумажном листе формата А4.

Если в течение определённого срока на отосланное письмо-напоминание ответ получен не был, его можно отправить второй раз, добавив в текст уведомление об уже вторичном напоминании о просьбе выполнить взятые на себя обязательства. Если же и на второе письмо не последует ответа – возможно, стоит отослать адресату новое письменное сообщение, но уже не напоминающего, а предупредительного характера.

Посмотреть полный каталог бланков

Специальная программа для малого бизнеса Бизнес.Ру — онлайн программа для всех: 50 актуальных бланков документов Торговый и Складской учёт CRM-система для работы с клиентами Банк и Касса Интеграция с интернет-магазинами Встроенная почта и отправка SMS Отчеты в один клик        Бесплатно для одного пользователя >>

Источник: https://class365.ru/blanki-dokumentov/pismo-napominanie

Письмо-напоминание

С целью решения поставленных задач и вопросов компании ведут деловую переписку при помощи разнообразных писем. Письма бывают двух видов: гарантийные и информационные. В данной статье раскрывается в деталях алгоритм написания письма-напоминания, разновидности информационного письма.

Здесь ниже вы можете ознакомиться с образцом письма-напоминания о выполнении обязательств по договору. Внизу статьи находится ссылка для скачивания данного бланка.

Что такое письмо-напоминание?

Письмо-напоминание служит для того, чтобы напомнить тому, кому оно адресовано о каком-то важном моменте, например, о сроке выполнения обязательств или о какой-то выплате.

Напоминание в письменном виде принято посылать тогда, когда устное напоминание не привело к желаемому результату.

Письмо-напоминание, составленное по всем правилам, и зарегистрированное в исходящей документации его отправителя, требует реакции от того, кому оно адресовано. Не важно, в устной или в письменной форме, либо в виде каких-либо действий.

Не смотря на то, что информационные письма могут составляться в свободной форме, имеются определенные правила, которые необходимо соблюдать при их оформлении.

Как правильно написать письмо-напоминание?

Существует специальный бланк, который используется для написания данного вида письма, в нем должна содержаться определенная информация, а именно реквизиты компании, которая инициирует отправку.

Список реквизитов включает в себя:

• Название компании;
• Адрес компании;
• ИНН;
• КПП;
• Телефон;
• Контактное лицо (при необходимости).

Как вариант, письмо можно подготовить на фирменном бланке компании, это поможет избежать необходимости прописывать все реквизиты от руки.

Согласно требованиям, данный вид документов направляется конкретному лицу. Информацию о нем, а именно ФИО, должность и название организации, интересы которой он представляет, нужно записывать в правом верхнем углу.

Основной текст письма обычно оформляется в свободной форме. Но желательно сохранять целостную структуру письма:

• Причина обращения (используя слова «по причине..», «в связи с… »)
• Суть обращения (зависит от повода для написания письма)

Одной из основных причин написания подобного письма бывает напоминание о необходимости исполнения обязательств по соглашению или договору, а также об оплате имеющихся задолженностей или об исполнении каких-то других действий.

На письме ставится подпись автора и дата. Если есть необходимость, то его регистрируют в журнале для исходящих документов. После этого письмо-напоминание посылается адресату любым подходящим способом.

Скачать образец письма-напоминания. Образец

Источник: https://online-buhuchet.ru/pismo-napominanie/

Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту

Как правильно написать письмо клиенту

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

1. Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
2. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
3. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом.

Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента.

Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

Внедрите CRM-систему S2!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!

А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите сюда.

Читать по теме
Как написать продающее письмо для рассылки без копирайтера

Назад к содержанию

Письма клиентам: примеры и готовые образцы

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письма холодным клиентам

1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание:

• Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиент
• 2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами:
• Тема письма: Не отставайте от конкурентов
• 3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца:
• Тема письма: Подробнее о нашей компании
• Назад к содержанию

Письма-напоминания

4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе:

Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?

5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то  поделитесь ими в письмах клиентам компании. Факты убеждают лучше.

Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании]

6. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы. Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

1. Тема письма: Подарок для Вашей компании
2. 7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР:
3. Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человеку
4. Назад к содержанию

Письма после встречи

• 8. Используйте этот текст письма клиенту, если после встречи с ним вы хотите поинтересоваться его дальнейшими планами:
• Тема письма: Ваши планы
• 9. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров:
• Тема письма: План действий на ближайшее время
• 10. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече он хотел получить дополнительную информацию:
• Тема письма: Информация по Вашему запросу
• Назад к содержанию

Если клиент не выходит на связь

11. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:

Тема письма: Не смог связаться с Вами

Источник: https://salesap.ru/blog/shablony-pisem-klientam/

Письмо-напоминание

Одна из разновидностей информационных писем – это письмо-напоминание. Данный документ составляется одним лицом и направляется другому с целью напомнить о каком-то значимом событии, мероприятии, выполнении обязательств, условий договора, сроков поставки, оплаты и т.д. Внизу статьи предлагаем скачать образец написания письма-напоминания.

Напомнить о чем-то важном можно и в устной форме, но иногда это необходимо сделать в письменной официальной форме, в этом случае письмо-напоминание служит своего рода доказательством того, что адресат уведомлен.

В целом, информационные письма – это важная составляющая документооборота любой организации. Организации отправляются друг другу поздравительные письма, запросы, оферты, подтверждения, уведомления, предупреждения, сопроводительные и прочие письма.

Общую информацию о том, как правильно написать информационное письмо, можно прочитать здесь.

Также предлагаем скачать образцы других информационных писем: запрос – скачать, оферты – скачать образец, подтверждение — скачать, поздравление — скачать, приглашение — скачать.

Как написать?

Как правило, для написания берется фирменный бланк предприятия для придания большей официальности и солидности документу.

В письме-напоминании нужно указать данные об адресате, которому направляется бланк:

• ФИО;
• Должность,
• Название организации.

• Обязательно нужно поставить дату написания и исходящий номер.
• Обязательно также пишут заголовок, который зависит от темы напоминания, например, «о выполнении обязательств договора» или «о сроках поставки».
• Если известно имя, отчество адресата, то необходимо указать их в качестве обращение в начале текста.

Текст напоминания обычно начинают фразами вида: «Напоминаем Вам..», «Ставим Вас в известность..», «Обращаем Ваше внимание на..» и другими.

После этих слов следует написать о том, событии, о котором адресант желает напомнить. Слова могут подтверждаться определенными фактами, например, могут быть указаны документы, по которым возникла задолженность, в случае напоминания об оплате. Или номер и дата договора, о выполнении условий которого желает напомнить адресат. Пример написания письма-напоминания можно скачать по ссылке ниже.

На основании изложенных данных может быть выражена просьба совершить определенные действия, например, совершить оплату задолженности, посетить мероприятие, выполнить условия договора и пр.

В случае неисполнения указанной просьбы адресант может применить определенные санкции, о которых также нужно написать в письме-напоминании.

Письмо-напоминание требует определенного ответа или совершения действий, указанных в этом бланке. Если же адресат никак не отреагирует, то имеет смысл написать уже письмо предупреждение с более серьезными угрозами.

Пример письма

Скачать образец письма-напоминания – ссылка (о выполнении условий договора).

Источник: http://1000form.ru/pismo-napominanie/